Adjoint(e) au chef de bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

 
En tant qu’adjoint(e), vous assistez le chef de bureau dans le pilotage et l’encadrement de l’équipe.

 Vous coordonnez notamment l'action du bureau sur les distinctions honorifiques et traitez certaines demandes concernant les grands ordres, dont la liste est fixée par le chef de bureau. Vous assurez également la préparation de cérémonies de remise de ces médailles.

 En complémentarité du pôle représentation de l'Etat, vous contribuez au suivi des interventions des particuliers et élus.

 En lien avec le chef de bureau, vous êtes chargé de la préparation des éléments de langage ou de discours pour le préfet dans ses missions de la représentation de l’État. Vous assurez l’organisation et le bon déroulement protocolaire des cérémonies patriotiques.

En lien avec le chef de bureau, vous assurez le bon déroulement de la saisie des résultats des élections et vous participez à l’organisation des visites officielles, le cas échéant.

Avec l'ensemble des agents du bureau vous participez à l'organisation des journées thématiques, notamment les journées européennes du patrimoine.

 Au quotidien, vous êtes suceptible d'appuyer le pôle communication pour assurer la couverture des déplacements des autorités ainsi que les publications sur les réseaux sociaux.

 En l’absence du chef de bureau, vous assurez le suivi des relations presse, la communication de crise, pilotage de la cellule communication en cas d'activation du COD et la participation aux exercices si nécessaire.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Communication externe,

Relation avec les médias,

Gestion de la communication en temps de crise,

Gestion du site internet départemental de l’État,

Gestion des visites officielles et du protocole,

Organisation des événements au sein de la préfecture,

Instruction des dossiers de décorations,

Préparation des éléments de langage et discours pour le préfet,

Gestion des interventions pour le préfet,

Suivi des élections

Composition et effectifs du service
1 agent de cat A, chef de bureau

1 agent de cat A, adjoint

3 agents de cat B

1 apprenti

Liaisons hiérarchiques
Le chef de bureau

Le directeur de cabinet ou son adjoint en période d’intérim

 
Liaisons fonctionnelles
- Préfectures et sous préfectures
- Forces de l’ordre, services d’incendie et de secours
- Directeurs départementaux des services de l’État, chefs de services, Office National des combattants et des victimes de guere, associations patriotiques
- Collectivités territoriales et élus
- Corps constitués, partenaires de l’État
- Presse

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Ce poste convient à un attaché ayant une bonne capacité d’expression écrite et orale, des aptitudes à la synthèse, capable de s’adapter rapidement à des missions variées et disposant de notions de management (afin d’assurer l’intérim du chef de bureau).

Participation possible aux astreintes de sécurité civile ouvrant droit aux indemnités ou récupérations réglementaires. Habilitation secret défense obligatoire.

Confidentialité, discrétion réactivité, polyvalence, disponibilité, souplesse horaire.

Disponibilité notamment lors des périodes électorales, pour la préparation de grandes échéances (visites ministérielles, cérémonies patriotiques ou autre événement particulier), périodes de gestion de crise ou déplacement et événement hors heures et jours ouvrés.

 
Les missions seront réalisées dans le respect de la démarche qualité selon les critères du référentiel
Qual-e-ATE du ministère de l’Intérieur.

 
Qui contacter ?

Chef de bureau 02.33.80.62.60

Directeur de Cabinet – secrétariat 02.33.80.61.04

Le BRH : 02.33.82.60.10/11 – sgc-rh-prefecture@orne.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

CV et lettre de motivation

Et le formulaire de mobilité signé de la hiérarchie, pour les fonctionnaires.

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtrise requis

Savoir-faire

Savoir rédiger

niveau expert requis

Savoir s'organiser

niveau maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse

niveau maîtrise requis

Savoir-être

savoir communiquer

niveau maîtrise requis

savoir s'exprimer oralement

niveau pratique requis

savoir s'adapter

niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

La diversité des missions permet de développer des compétences organisationnelles, rédactionnelles et managériales, dans un service réclamant des capacités d'adaptation et de réactivité. Cela constitue un atout pour accéder à des postes à plus hautes responsabilités.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPDIR002

Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1 : 0,5

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : FPCOM001

Temps de travail sur emploi-type 2 :

 
Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non.

Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État).