Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

- gestion du courrier (mutualisé sur le site de la préfecture)

tri et répartition du courrier des 4 structures, services et collectivités (courrier recommandé et normal)

préparation des navettes inter-services et préparation du courrier au départ

gestion courrier réservé via logiciel MAARCH + saisine des SVE

mise à jour des organigrammes et des tableaux et procédures d’aide au courrier

réception et départ des livraisons

suivi des parapheurs

distribution du courrier au corps préfectoral

réception et poinçonnage des actes d’urbanisme et suivi des bordereaux

gestion de la boite mail dédiée

publication des arrêtés au RAA

Sur les DDI : préparation du courrier au départ et des navettes inter-services + répartition du courrier pré-trié

- gestion accueil physique et téléphonique (sur 4 sites, en fonction des structures DDTM/DDETS/DDPP/préfecture) :

renseignements 1er niveau via différents canaux de contact et orientation des usagers vers le bon interlocuteur,

accompagnement de l’usager dans certaines démarches, notamment sur les points d’accès numériques

formalisation des tâches et procédures et mise à jour de celles-ci

mise à jour des bases documentaires

gestion des boites mails dédiées

participation à la réflexion sur les axes d’amélioration de l’accueil des usagers dans le cadre des démarches qualité Quali-ATE et Services Publics +

En outre, l’agent pourra, tant que de besoin, participer aux activités du SIDRU autres que celles inscrites dans sa fiche de poste en cas de nécessité de service.

Votre environnement professionnel :

·        Activités du service

Gestion du courrier, de l’accueil physique et téléphonique sur les 4 structures

·     Composition et effectifs du service

15 agents : 1 A, 4 B, 9 C et 1 service civique

·         Liaisons hiérarchiques

Cheffe de service et son adjointe

Directeur du SGCD et son adjointe

·         Liaisons fonctionnelles

Secrétaire général préfecture, directeurs DDI et des services concernés par l’accueil

Mobilité inter-site

Ponctualité sur les horaires d’ouverture des accueils

Adaptabilité et réactivité

Capacité à travailler avec une équipe multi-sites

Discrétion et rigueur

Manutention au service courrier

Engagement dans les démarches Quali-ATE et Services Publics +

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique      niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise à aquérir

 Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau expert requis

Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

 Avoir l'esprit de synthèse niveau pratique requis

 Savoir-être

avoir le sens des relations humaines niveau expert requis

 savoir s'adapter niveau maîtrise requis

 savoir communiquer niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Evolution au sein des différentes structures par la connaissance d’un environnement professionnel élargi

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
CV
lettre de MOTIVATION
Formulaire de mobilité

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Qui contacter ?

Morgane PEREZ, cheffe du service : morgane.perez@herault.gouv.fr 04 67 61 60 79

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.