Groupe RIFSEEP : 1

Domaine(s) fonctionnel(s)

Relation à l’usager / Accueil

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Responsable d'accueil = FPUSA04

Vos activités principales

Au titre de l’encadrement des agents des pôles « accueil physique» et « courrier-courriel » :

Encadrer et accompagner les agents dans l’exercice de leur mission

Réaliser les entretiens professionnels annuels et des entretiens de mi-année

assurer la montée en compétence des agents en réalisant des entretiens de retour d’information sur leurs pratiques, en aménageant, dans le planning, des temps dédiés à la formation en ligne et en s’assurant du suivi des formations obligatoires

Organiser le travail : mettre en œuvre les polyvalences et s’assurer que le planning prévisionnel des absences respecte les besoins de remplacement

organiser et animer les réunions des pôles, produire les comptes rendus de réunion

participer aux réunions d’encadrement internes au SRU

assurer un passage hebdomadaire sur les sites distants où travaillent les agents des pôles (DDTM, DDPP, DDETS)

Au titre de l’activité des pôles:

assurer la mise en œuvre des engagements Quali-ATE (mise à jour de la documentation et de l’affichage Qualité, suivi des indicateurs, des réclamations - suggestions, contrôle qualité des réponses au courriel)

mettre à jour la documentation des pôles (fiches de procédure et guide) et s’assurer de sa diffusion et de l’application par les agents

veiller à la mise à jour des informations communiquées au public en lien avec le responsable du pôle « accueil téléphonique» afin d’assurer une égale information des agents des trois pôles du service

assurer les commandes de consommable de la poste

Dans le cadre de la polyvalence :

assurer la gestion des missions courrier- courriel (gestion boite mail, courrier arrivée/départ, courrier réservé) en cas d’absence des gestionnaires. (se référer  au tableau des polyvalences du service )

administrer l’application Maarch courrier du SRU (gestion de droits)

se référer  au tableau des polyvalences du service pour l’ordre de priorité des polyvalences entre encadrant

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles.

Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Date limite de dépôt des candidatures : 

publication réglementaire minimale d'un mois sur MOB-MI et la PEP à compter de la date de publication de la fiche.

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/index.php/mobilite-postes-vacants

Pour candidater sur un poste :

vous devez tout d'abord effectuer une recherche de postes. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre soit sur MOB-MI

https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/fiche-metier/fiche-guide-candidat-mobmi_10.aspx?LCID=1036

soit sur CSP – Choisir le service public

https://choisirleservicepublic.gouv.fr/

Le formulaire de mobilité qui vous permet de candidater est disponible en téléchargement via le lien ci-dessous

Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Lien vers le formulaire CAIOM :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-Formulaire-CAIOM%202025.pdf

Activités du service

Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
Points d’accueil numériques (préfecture)
Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
Gestion du courrier : tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
Gestion des courriels : boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
Gestion des archives

Composition et effectifs du service

Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service (A+), une adjointe à la cheffe de service (A), 2 responsables de pôle (B) et 21 agents (C).

Liaisons hiérarchiques

L’adjointe de la cheffe de service
La cheffe du service des relations avec les usagers
le directeur adjoint du secrétariat général commun,
la directrice du secrétariat général commun

Liaisons fonctionnelles

Tous services de la préfecture, tous les services de l’état dans le département.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique  - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise  - requis

Savoir-faire

Savoir rédiger / niveau maîtrise  - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise  - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique  - requis
Savoir travailler en équipe / niveau pratique  - à acquérir

Savoir-être

S'avoir s'exprimer oralement / niveau pratique  - requis
Savoir communiquer / niveau pratique  - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise  - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique  - requis

Autres : Le poste suppose  une bonne connaissance de l’environnement Ministère de l’intérieur  - SGCD – Administration territoriale de l’État et une capacité à structurer ses écrits.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste en horaire de bureau  soumis au régime horaire classique (7h36/jours – 38h/semaine)

Formation obligatoire à suivre :

management : encadrement de proximité, gestion des conflits, évaluateur.

lutte contre la fraude interne / sensibilisation à la déontologie

laïcité

télétravailleur (si concerné)

poste compatible avec le télétravail, à raison de 1 jour par semaine maximum, une fois l’agent formé et autonome

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Vos perspectives :

Le poste de chef du pôle accueil physique et courrier-courriel implique un niveau d’encadrement de proximité important auprès d’une équipe réparties sur 5 sites. Ces fonctions ont vocation à être mises en valeur dans le cadre de concours interne, examen professionnel ou de la promotion interne.   

1° de l'article L332-2 (anciennement 1° de l'article 4)