Adjoint(e) à la cheffe de pôle logistique courrier accueil Cheffe du bureau « relations aux usagers

 
Durée attendue sur le poste : 3 ans

GROUPE RIFSEEP 2

Le pôle LCA est chargé d'assurer l'entretien et la maintenance du patrimoine de l'ensemble des structures du périmètre du SGC (préfecture, sous-préfectures, DDETS, DDPP, DDT) et de veiller à la bonne gestion des ressources et moyens logistiques mis à la disposition des agents. Il est garant des conditions d'accueil, de confort et de sécurité des bâtiments et compte 25 agents.

L’adjoint(e)

Veille à la bonne prise en compte des réglementations et apporte un appui au chef d’unité dans l’animation, l’encadrement de l’unité dans ses différentes composantes et en particulier dans les domaines portés par le LCA :

- Apporte un appui au chef de service pour le pilotage des missions du pôle

- Anime la démarche qualité au sein du pôle LCA

- Propose une modernisation des process et des notes d’organisation

- Accompagne le changement

- A en charge la proposition et l’organisation de moments d’échanges et de convivialité au sein du pôle en lien avec la chargée de communication

Anime, organise, coordonne et contrôle plus particulièrement l’activité des équipes constituant le pôle, et notamment dans ses trois volets : courrier, accueil du public, standard.

Il/elle est le garant de la continuité du service pour ces trois activités, dans les DDI et à la préfecture.

Organise et coordonne le traitement du courrier « arrivée » et « départ » des trois structures. Gère les circuits de parapheurs et navettes entre les sites.

Organise la gestion des boîtes mail publiques et de l’application MAARCH à la préfecture.

Est responsable de l’élaboration du recueil des actes administratifs

Est référent(e) du portail RDV Préfecture

Est référent(e) du plan de mobilité employeur (PDME) du SGCD et de la Préfecture.

 
- Dans le cadre de l’ATE, l’adjoint(e) propose des pistes de mutualisation, de rationalisation ou de mise en commun des moyens entre les structures bénéficiaires.

- Il/elle met en place les process de travail avec les directions métiers pour s’assurer de leur bonne articulation avec les équipes chargées notamment de l’accueil physique et du standard et permettre la prise en charge des accueils difficiles et conflictuels.

 - Encadre 13 agents positionnés sur plusieurs sites dont 7 agents ayant des horaires particularisés (missions assurées en continu, chaque jour de l’année et en 24/24)

Inscrit l’action du pôle dans la démarche qualité.

Assure l’intérim de la cheffe de pôle sur ses missions de cheffe de pôle LCA

Ce poste nécessite la capacité à travailler en transversalité avec les services métiers des DDI et de la préfecture,

il requiert de bonnes aptitudes en management et en organisation, une forte réactivité.

connaissances techniques :

- connaitre l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise requis

Savoir-faire

- Savoir manager : niveau maîtrise requis

- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

- Savoir gérer les conflits : niveau maîtrise requis

- Savoir organiser : niveau maîtrise requis

Savoir-être

- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

- Sens des relations humaines : niveau expert requis

- Savoir communiquer : niveau maîtrise requis

- Faire preuve de rigueur et de méthode : niveau maîtrise requis

Votre environnement professionnel

 Activités du service
Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles.

 Composition et effectifs du service
Il comprend des chargés de missions et 4 pôles : le pôle « ressources humaines », le pôle « Budget, immobilier, achats », le pôle « logistique, courrier, accueil » et le SIDSIC.

Il compte 70 ETP.

Liaisons hiérarchiques

L’adjointe de la directrice du SGC, responsable du pôle logistique, courrier, accueil

Liaisons fonctionnelles
Les chefs de section du pôle logistique

Les services métiers des DDI et directions de la préfecture

Le corps préfectoral

Les directeurs des DDI

 
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique - 2° de l’article L332-2