Groupe RIFSEEP : 2

Activités principales :

Met en œuvre la gestion du courrier du périmètre ATE (préfecture, SGCD, DDPP, DDT, DDETS) :

Tri et ventilation du courrier en arrivée (tri, enregistrement, LRAR, Colis, lettres suivies)

Distribution et transmission du courrier aux différents services

Préparation et réalisation des navettes entre la préfecture et les autres sites du périmètre ATE

Accueil des collectivités territoriales et services extérieurs pour le visa des actes d’urbanisme et des délibérations

Gestion du courrier en départ (affranchissement, préparation des colis)

Gestion et transfert des demandes d’usagers via OTRS

Réception des saisines par voie électronique SVE (suivi et transfert)

Enregistrement des arrêtés au recueil des actes administratifs du département

Suivi de la messagerie fonctionnelle du bureau du courrier et transferts des mails aux directions destinataires

Diffusions aux maires et EPCI du département,

Courrier réservé de M. le préfet : préparation, enregistrement et diffusion aux services, à l’aide du logiciel de courrier MAARCH.

 
Anime et encadre le bureau :

Contribue à l'encadrement du bureau

Assure la suppléance de la cheffe de bureau en son absence

A titre de suppléance :

Mise en œuvre de la gestion de la reprographie du SGCD :

Gestion de l’impression : réception, reproduction en nombre par photocopie ou tirage, conditionnement en vue de la diffusion et de la livraison, vérification de la qualité et livraison des documents au service producteur

Votre environnement professionnel

 
Le secrétariat général commun est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Activités du service

Le service de l’immobilier et de la logistique a pour activités : gestion administrative et financière des opérations immobilières, courrier, gestion parc auto et parcs de stationnement, reprographie.

Activités du bureau

Les missions principales du bureau sont le tri du courrier arrivé et sa ventilation auprès des directions et services de la préfecture et des services extérieurs, la réception des colis, l’affranchissement journalier du courrier départ , le visa des actes des collectivités locales, le suivi des messageries fonctionnelles , l’enregistrement du courrier réservé de M. le préfet et des actes administratifs.

Composition et effectifs du service

Le service de l’immobilier et de la logistique est composé de 18 agents, dont 1 chef de service et 2 chefs de bureau.

Liaisons hiérarchiques

Chef du service de l'immobilier et de la logistique du Secrétariat général commun départemental

Cheffe du bureau du courrier et des moyens au Secrétariat Général Commun

Liaisons fonctionnelles

Services de la préfecture et des Directions départementales interministérielles

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Discrétion - disponibilité - polyvalence - ponctualité

Vos compétences principales mises en œuvre

 
Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Savoir s'adapter : niveau pratique - requis

Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis

ATTENTION pour être recevable toute candidature doit être déposée en ligne sur le site "Choisir le service public" ou "MobMI".

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Qui contacter :

Cindy EVRARD Cheffe du bureau du courrier et des moyens au Secrétariat Général Commun

Tél : 05 34 45 35 43 – 07 89 42 14 94

cindy.evrard@haute-garonne.gouv.fr

Brice MAGRO Chef du service de l’immobilier et de la logistique au Secrétariat Général Commun

Tél : 05 34 45 35 91

Email : sgc-recrutement-mobilite@haute-garonne.gouv.fr

Domaine(s) fonctionnel(s)

Logistique technique et opérationnelle

Emploi fonctionnel :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERLOG025

Emploi fonctionnel :

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf
Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :Gestionnaire courrier – ADM003A

Fondement 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.