Groupe RIFSEEP : 2


Vos activités principales :


Au sein du bureau des affaires générales :


- Assure le secrétariat du bureau (planning, rédaction de courriers et mise en forme de documents).
- Exécution financière des commandes pour l’ensemble des TATE du SGAMI :
- réalisation des demandes d’achats et service fait sur l’outil chorus formulaire,
- réalisation du suivi des paiements avec l’outil chorus production.

Au sein de la cellule courrier :


- Réceptionner, classer, enregistrer courriers et courriels, y compris sur logiciel spécialisé ;
- Organiser, distribuer, transmettre le courrier à l’arrivée ;
- Préparer le courrier au départ et à l’expédition ;
- Rédiger les accusés de réception ;
- Alimenter les outils de suivi ;
- Traiter les fax, colis et recommandés ;
- Contrôler l’affectation du courrier pour diminuer le taux d’erreurs d’aiguillage ;
- Traiter les parapheurs.


Dans le cadre de la mise en place des salles de réunion:


- Lors des réunions présidées par le SGA ou SGZDS, suivre le plan de déploiement en respectant les besoins exprimés (micros, boissons, etc.);
- Effectuer la remise et la consigne des clés aux services demandeurs ;
- Procéder à la vérification des salles ;
- Intervenir ponctuellement en cours de réunion en cas de besoin (problèmes de micro, approvisionnement, etc.).



Votre environnement professionnel :


Activités du service
SGAMI Sud : Echelon territorial du ministère de l’Intérieur pour la zone de défense et de sécurité Sud, il assure la gestion administrative, budgétaire, logistique et immobilière des services de la police nationale et, en partie, de la gendarmerie nationale. Son ressort géographique s'étend sur 3 régions (PACA, Occitanie, Corse), soit 21 départements. Le SGAMI Sud est composé de 5 directions (DAGF, DRH, DSIC, DEL et DI), auxquelles s’ajoutent un cabinet ainsi que des délégations et antennes logistiques, relais des directions, situées à Nice, Montpellier, Toulouse et Ajaccio.
Cabinet du SGAMI : Rattaché à un secrétaire général adjoint (contrôleur général) et un secrétaire général de zone (sous-préfet), les activités principales sont la coordination des dossiers transversaux, d'affaires réservées et de protocole; la gestion des dossiers transversaux; l'élaboration de plans d'action et de process; la gestion de la sécurité et de la sûreté des sites du SGAMI; le suivi de la communication SGAMI; la gestion du parc automobile mutualisé rattaché au cabinet, la gestion du service intérieur et du courrier.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Permis B

Disponibilité / Ponctualité / Amabilité / Compréhension / Discrétion.

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

La cheffe de cabinet – Attachée d’administration de l’État : 04.95.05.90.19

camille.stouvenel@interieur.gouv.fr

La cheffe du BAG – Attachée d’administration principale de l’État: 04.95.05.91.30

myriam.boutterouma@interieur.gouv.fr

Régime horaire 38h hebdomadaires générant 16 jours de RTT

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2024

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

Personnels du ministère de l'intérieur :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes au ministère de l'intérieur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

 Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique / à acquérir

Avoir des connaissances en informatique/bureautique : niveau maîtrise / requis

Savoir-faire

Savoir rédiger niveau pratique / requis

Savoir s'organiser niveau maitrise / requis

Savoir travailler en équipe niveau maitrise / requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines niveau pratique / requis

Autonomie et sens de l'initiative niveau initié / requis

Savoir s'adapter niveau pratique / requis

Composition et effectifs du service
Cabinet SGAMI
- Cheffe de cabinet : 1 cadre A
- Adjointe à la cheffe de cabinet : 1 cadre A

- Contrôle de gestion : 1 cadre A

- Conseiller de prévention , responsable Hygiène et Sécurité des sites : 1 cadre A

- Chargé de formation : 1 cadre C
- Responsable des affaires réservées : 1 ouvrier d’État

- Responsable sûreté : 1 agent (Cat.B)

- 13 réservistes en charge de la sûreté des sites

- 2 gardiens de nuit

- Chauffeur : 2 Adjoints techniques
- Secrétariat : 2 agents
- Service communication : 2 agents

- Cheffe du bureau des affaires générales : 1 cadre A

- Adjointe chef du bureau des affaires générales : 1 cadre B

- responsable logistique des affaires générales : 1 cadre B
Bureau des affaires générales : 32 agents (service intérieur Noilly Prat, Sainte Marthe et Alphonse Allais – courrier – accueil téléphonique)

Liaisons hiérarchiques
La cheffe de cabinet et son adjointe

La cheffe du bureau des affaires générales et son adjointe

La responsable de la Cellule courrier

Liaisons fonctionnelles
L’ensemble des services du SGAMI Sud.

Localisation administrative et géographique / Affectation :

SGAMI Sud Marseille / Cabinet / Bureau des affaires générales

299, chemin de Sainte Marthe CS 90495 – 13311 Marseille Cedex 14

Restaurant administratif, possibilité de parking et accès transports.

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : assistant d’administration générale_ FPEADM01

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : 50 %

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : gestionnaire courrier_ FPLOG003

Temps de travail sur emploi-type 2 : 50 %

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : assistant d’administration générale_ FPEADM01

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : 50 %

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : gestionnaire courrier_ FPLOG003

Temps de travail sur emploi-type 2 : 50 %

Code général de la fonction publique - 2° de l’article L332-2