GROUPE RIFSEEP : 1

Emplois type et Codes :
USA002A ‑ Chargé d’accueil et d’information
ADM003A - Gestionnaire courrier

ADM008A - Chargé de ressources documentaires
LOG002A ‑ Gestionnaire logistique des moyens matériels et opérationnels

Activités principales :

Gestion des appels téléphonique de l’accueil physique, du courrier et de l’archivage sur les 3 sites des services de l’état (préfecture, DDT et DDETSPP) et sur différents cycles horaires. Soutien logistique. Soutien informatique. Respect des contraintes du label QualiATE.

Standard :

-Gestion du standard mutualisé des services de l’état dans les Hautes-Alpes, les jours ouvrés, de 8h à 18h, depuis un des 3 sites suivants : Préfecture, DDT et DDETSPP.
-Accueil téléphonique, renseignement des usagers et orientation des appels vers les services métiers.
-Mise à jour de l’annuaire fédéré MUST (partagé avec la préfecture de région).
-Mise à jour des annuaires téléphoniques.

Accueil :

-Réponse aux visiophones et ouverture des portes d’accès sur les différents sites.
-Accueil physique du public durant les heures d’ouverture des services de l’état.
-Accueil physique des participants aux réunions et des prestataires externes.
-Orientation des usagers vers les guichets.
-Pré-accueil des usagers : premier niveau de réponse sur certains sujets métiers, notamment sur les titres de séjour et les suspensions de permis de conduire.
-Prise de rendez-vous pour les usagers.
-Tamponnage des documents administratifs déposés par les collectivités.

Soutien logistique et informatique :

-Gestion et mise à disposition des fournitures de bureau.
-Gestion et remplacement des toners des copieurs.
-Mise à disposition de petits matériels audios, vidéos et informatiques.
-Mise à disposition des pochettes « prise de véhicules » SGCD (DDT – DDETSPP).
-Mise à disposition des badges du distributeur de boissons.
-Mise à jour du site intranet.

Courrier - Archivage :

-Gestion des courriers papiers, électroniques, SVE, recommandés, colis : Tri, enregistrements GEC et mise à disposition.
-Assurer la navette courrier quotidienne (courriers « départ » et « arrivée ») entre la DGFIP et les services sous convention : Préfecture, DDI, ARS.
-Administration de l’application de Gestion Électronique de Courriers (GEC).
-Enregistrement et suivi des réclamations et demandes d'informations (démarche QUALIPREF)
-Gestion des bordereaux d’archivage et de la destruction ou du versement.
-Transfert physique et numérique des archives vers les archives départementales.
-Gestion de l’archivage des Actes Administratifs.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Astreintes hebdomadaires en Heure Non Ouvrée (18h à 8h), le week-end et les jours fériés ou fermés.

- Permis B pour navette courrier.

- Port de charges (colis, caisse de courriers).

Dépassements horaires rares mais possibles en fonction des besoins du service et des astreintes.
Sens du service public et des relations tant avec le public qu'avec la hiérarchie préfectorale.

Discrétion professionnelle à toute épreuve.
Travail sur les 3 sites impliquant une forte adaptabilité et une certaine disponibilité.

Télétravail : aucune mission éligible

Rémunération :

Fonctionnaires : suivant grade et indice + NBI : 8 points

Contractuels : rémunération brute de 1823 à 1969 euros suivant expérience

Compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis

-Gestion de projets informatiques : niveau pratique - requis

 Savoir-faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

- savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

- avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - requis

- savoir analyser : niveau maîtrise-  requis

 Savoir être :

 - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise -  requis

- savoir s'adapter : niveau maîtrise -  requis

- savoir s'exprimer oralement : niveau expert - requis

- savoir accueillir : niveau maîtrise - requis

Durée attendue sur le poste : 5 ans

 Vos perspectives :

Poste administratif au SGC

Qui contacter :

- Dimitri BOUCHERIE – Chef du Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication :

dimitri.boucherie@hautes-alpes.gouv.fr

- Christian SURPI - chef du service des ressources humaines :

christian.surpi@hautes-alpes.gouv.fr

Dépôt de candidature :

Candidature à déposer sur l'interface de mobilité du ministère de l'intérieur à l'adresse suivante :

https://ministereinterieur-career.talent-soft.com

La candidature doit être composée d'une lettre de motivation, d'un CV et du formulaire de mobilité à télécharger :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Attention : les candidatures transmises directement par mail ne seront pas prises en compte

Localisation administrative : 

Préfecture des Hautes-Alpes – Secrétariat Général Commun – Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication

Site Préfecture – 28 rue Saint-Arey – 05000 Gap

Site DDT – Place du Champsaur – 05000 Gap

Site DDETSPP – Rue des Silos – 05000 Gap

Environnement professionnel :

Activités du service :
Le Secrétariat Général Commun Départemental a pour mission la mise en œuvre des fonctions budgétaires, logistiques, bureautiques et informatiques, ainsi que l’accompagnement en terme de ressources humaines des structures relevant de la DDT, de la DDETSPP et de la Préfecture ainsi que des agents les composant.

Composition et effectifs du service :
Le service général commun départemental se compose de 43 agents :

-Le Directeur et les 2 déléguées DDT et DDETSPP
-Ressources Humaines (12 personnes)
-Achats Finances Immobilier Logistique (15 personnes)
-Numérique et SIC (13 personnes)

Liaisons hiérarchiques :
- Le Chef du Service du Numérique et des Systèmes d’Information et de Communication

- Le Directeur du Secrétariat Général Commun Départemental

- Le Préfet des Hautes-Alpes

Liaisons fonctionnelles :
- Les agents des services du périmètre SGCD et des services hébergés

- Les usagers des services de l’État

- Les agents du SGCD : bureaux achats/finances et logistique/immobilier/

Titre III du livre III du code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2