GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Sous l’autorité du/de la chef-fe du bureau de la relation à l’usager, ce poste d’agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l’accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :
L’agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l’usager sera affecté principalement sur le site de la préfecture. Son activité sera organisée selon un planning défini à l’avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l’ordre de priorité suivant : pré-accueil, courrier, orientation et appui au PAN, appui courrier et courriels. Aussi, en période de congés ou d’absences diverses, l’agent peut être amené à exercer ses missions à la cité administrative sur le même champ d’intervention (accueil et courrier).

Sur le site de l’hôtel Dieu :

Personnel d’accueil  :

- Accueil et filtrage des usagers à la guérite

- Assistance aux usagers dans l’accomplissement de leurs formalités

- Explication des procédures et des téléprocédures aux usagers

- Orientation des usagers vers le service compétent et vers les rubriques du site internet des services de l’État dans le département

- Renseignement de premier niveau, notamment aux ressortissants étrangers et présentation des démarches et informations disponibles sur le site internet, au moyen de flyers

- Affichage des documents

- Garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers

- Veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin

Gestionnaire courrier :

- Réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales),

- Affranchissement du courrier au départ et à l'expédition,

- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,

- Accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes,

- Transfert des courriels reçus via la saisine par voie électronique (SVE),

- Sélection des courriers alimentant le « courrier réservé »

- Retour des courriers indûment reçus pour les cartes grises et les permis de conduire.

- Suivi des courriels reçus dans la boîte aux lettres de la préfecture : relever, transmettre, classer et répondre aux questions de premier niveau en dehors des questions relatives à la DMI

Sur le site de la cité administrative :

Personnel d’accueil :

- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs

- Écoute et réponse de premier niveau

- Affichage d’informations

- Orientation adéquate en fonction de la demande

- Appel des services et mise en attente de l’usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)

Gestionnaire du courrier

- Relation avec La Poste – réception le matin des chariots de courrier « arrivée » et remise l’après-midi des courriers  « départ »
- Tri de 1er niveau du courrier selon les consignes propres à chacune des directions occupantes

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Contraintes :

15 minutes avant les plages d'ouverture au public : présence obligatoire d’au moins un agent afin de prendre en compte les dernières consignes (évènements, absence collègue, etc ...)

A 08h00 : prévoir la présence tournante et obligatoire d’un agent de l’équipe pour réceptionner le courrier livré par La Poste.

Nécessité de planifier les absences au sein de l’équipe.

Poste relevant du régime dérogatoire en matière de temps de travail (personnels exerçant des fonctions d'accueil) soit 1572h et 15 jours d'ARTT.

Activité dans le cadre des démarches de qualité (Marianne, Service public +, Qual-e-pref...)

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers d’autres emplois dans le domaine de la relation aux usagers et au sein d’autres administrations.

 
Sur ce poste, l’agent-e aura l’occasion  :

– D’élargir ses compétences sur l’ensemble des missions supports,

– De développer ses connaissances de l’environnement professionnel en vue de la préparation au concours ou dans le cadre d’une mobilité

Qui contacter :

La cheffe du service des moyens généraux – Anne DIJON - 02 32 76 54 21

L’adjointe à la cheffe de service- Cécile CAPELLE - 02 32 76 51 65

Le chef du bureau des relations aux usagers- actuellement en cours de recrutement

- Connaître les techniques d'accueil,

- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques,

- Savoir s'exprimer oralement,

- Savoir recueillir et traiter l'information,

- Savoir gérer des relations conflictuelles,

- Savoir travailler en équipe.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Le SGCD est installé à Rouen. Le service des moyens généraux auquel appartient le bureau de la relation à l’usager, est situé sur le site de l’Hôtel-Dieu. Le Bureau de la Relation à l’usager est partagé sur 2 sites

- L’Hôtel-Dieu (préfecture) : accueil et courrier préfecture, standard H24

- La Cité administrative : gestion de l’accueil et du courrier pour 10 directions

L’agent peut-être amené à travailler sur les 2 sites sur les missions accueil et courrier, le poste étant basé principalement sur le site de la préfecture.

Formulaire de candidature : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Agent titulaire :  Le formulaire de candidature doit impérativement être signé par votre administration d'origine.

L'absence d'avis et/ou de signature rend la candidature irrecevable.

Agent contractuel : Le formulaire doit être complété. Pas besoin de signature de votre administration actuelle.

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)