GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- Gestion de l’agenda du directeur de cabinet, coordination des agendas des différents membres du corps préfectoral ;

- Organisation des déplacements du directeur de cabinet : interface avec le garage et utilisation de la plateforme Chorus DT pour les commandes de titres de transport ;

- Planification, organisation et suivi des réunions ;

- Organisation des déjeuners, dîners et autres manifestations se déroulant à la résidence préfectorale en lien avec le cuisinier du préfet. Edition des chevalets de table et menus ;

- Suivi du budget du directeur de cabinet (carte d’achats + saisie sur Chorus Formulaire) ;

- Mise à jour de la base de données du secrétariat ;

- Gestion des messageries fonctionnelles ;

- Gestion des fournitures de bureau et commandes ;

- Rédaction des courriers ;

- Suivi des dossiers du directeur de cabinet ;

- Accueil téléphonique et filtrage des appels ;

- Accueil des visiteurs (réunions, rendez-vous) ;

- Archivage informatique et papier.

 Votre environnement professionnel :

Activités du service :

L’assistant travaille en relations étroites avec le directeur de cabinet et le préfet et est également en relation avec les services du cabinet, les services du secrétariat général et les directions départementales.

Une connaissance de l’environnement professionnel au sein du cabinet est essentielle. Une connaissance des autres services de la préfecture et des services de l’État peut être utile.

Composition et effectifs du service

Le pôle secrétariat est composé du :

Secrétariat particulier de M. le préfet – Secrétariat du directeur de cabinet – Secrétariat du secrétaire général

Liaisons hiérarchiques :

Le directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles :

En interne : directeur de cabinet, membres du corps préfectoral, chefs de service, chefs de pôle, agents.

En externe : Ministère de l’intérieur et autres ministères, préfectures et sous-préfectures, directions extérieures, collectivités territoriales, élus.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

- avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

- savoir rédiger : niveau maîtrise requis

Savoir être :

- savoir accueillir : niveau expert requis

- savoir s'exprimer oralement : niveau expert requis

- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

- savoir communiquer : niveau maîtrise requis

- savoir s'adapter : niveau expert requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

 Vos perspectives : évolution possible vers un poste de chef de bureau

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Discrétion et confidentialité, travail en équipe, disponibilité, adaptation rapide et rapidité d’exécution, polyvalence, sens du contact et habilité relationnelle, travail dans l’urgence.

Assurer, avec l’assistante du préfet, une permanence de 8h – 19h.

Qui contacter ?

Mme Julie BEZIEUX, coordinatrice du secrétariat particulier du préfet, julie.bezieux@haut-rhin.gouv.fr

M. le directeur de cabinet – thomas.dimichele@haut-rhin.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: CV + lettre de motivation + formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf 

Dépôt des candidatures : uniquement sur le site de publication de l'offre.

Date limite de candidature : 29/10/2025

Localisation administrative et géographique :

Préfecture du Haut-Rhin

7 Rue Bruat

68000 COLMAR

Code fiche emploi-type RMFP : FPEADM03

Code fiche emploi-type REMI : ADM005A

Fondement du Code général de la fonction publique – 2° de l’article L332-2