Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : 

Assistant de direction / ADM005A

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Au cœur du fonctionnement de la sous-préfecture, l’assistant(e) de direction est l’interlocuteur(trice) direct(e) du sous-préfet, garantissant la fluidité de son agenda, la préparation des dossiers et la coordination quotidienne avec les services et partenaires.

Organisation et secrétariat

- Gestion de l’agenda du sous-préfet et du secrétaire général ;

- Préparation des dossiers, traitement du courrier et des communications ;

- Rédaction et mise en forme de courriers et documents.

Réunions et coordination

- Planification, logistique et suivi des réunions, y compris celles à l’extérieur ;

- Préparation des réunions hebdomadaires et coordination avec les services concernés.

Accueil et protocole

- Accueil des personnalités et invités ;

- Préparation des visites ministérielles et cérémonies officielles.

Logistique et intendance

- Suivi des événements à la résidence (repas, invitations, coordination avec le personnel) ;

- Organisation des déplacements (chauffeur, véhicules, réservations, missions).

Appui transversal

- Mise à jour des fichiers de contacts ;

- Suivi de dossiers ponctuels et appui bureautique.

Votre environnement professionnel

Activités du service : L’agent exerce ses missions au sein du secrétariat général, en charge des fonctions supports de la sous-préfecture : secrétariat, gestion budgétaire, intendance de la résidence, conduite et logistique, conciergerie.

Composition et effectifs du service :

3 agents de catégorie C à dominante administrative

3 agents de catégorie C à dominante technique

Liaisons hiérarchiques :

Sous-Préfet

Secrétaire général de la sous-préfecture

Liaisons fonctionnelles : Élus, services de la sous-préfecture et de la préfecture, services déconcentrés de l’État, collectivités territoriales, partenaires institutionnels, usagers.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Base de travail hebdomadaire : 38h avec 27 CA et 16 RTT

Qui contacter :

Le Secrétaire général (SG) : sp-secretariat-sous-prefecture-de-mantes-la-jolie@yvelines.gouv.fr

Le Bureau des Ressources Humaines (uniquement en copie) : sgc-rh-mi@yvelines.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- CV et lettre de motivation dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire)

- formulaire demande de mobilité/recrutement pour les agents fonctionnaires avec avis hiérarchique obligatoire

Personnels du ministère de l'Intérieur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
S'avoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives

Grande disponibilité, réactivité constante, discrétion absolue et excellentes qualités relationnelles sont indispensables à ce poste, véritable vitrine de la sous-préfecture en contact direct avec les élus, les usagers et les partenaires.

Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum

Localisation administrative et géographique / Affectation

 
Affectation administrative : Préfecture des Yvelines – 1 rue Jean Houdon – 78000 VERSAILLES

Affectation géographique : Sous-préfecture de Mantes-La-Jolie – 18/20 rue de Lorraine – 78201 Mantes-La-Jolie

2° Article L332-2

(ex 2° de l'article 4 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984)