Groupe RIFSEEP : 1

Activités principales :

- Réception et tri du courrier arrivé 

- Organisation et préparation des petits-déjeuners, déjeuners et dîners : envoi des invitations – suivi des réponses - plans de table – menus – cavaliers

- Gestion du planning des manifestations de la résidence du préfet 

- Gestion des frais de représentation du préfet : constitutions des dossiers (factures, invitations, listes des invités, plan de table, menus, fiches de déclaration de frais de représentation, relevé de comptes)

- Suivi des autorisations d’absences des 12 préfets de département 

- Présentation et remerciements des vœux du préfet

- Commandes des fournitures secrétariat et préfet 

- Assister la cheffe du secrétariat 

En l’absence du (de la) chef (fe) de secrétariat :

- Organisation de l’environnement professionnel du préfet 

• suivi et mise à jour de l’agenda
• planification des déplacements (avion – taxi – hôtel) 

- Accueil téléphonique et physique au secrétariat 

• renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents 
• recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques 
• gestion et suivi des courriers électroniques : boîte fonctionnelle du secrétariat et du préfet 
• suivi des parapheurs et dossiers remis au préfet 

- Application du protocole 

• organiser les visites du préfet en lien avec son Cabinet
• suivi des invitations quand le préfet est concerné

Votre environnement professionnel :

Composition et effectifs du service :

2 assistantes – 1 préfet

Liaisons hiérarchiques :

Chef(fe) du secrétariat - préfet

Liaisons fonctionnelles :

Cabinets ministériels, directions régionales et départementales des services de l’État, collectivités territoriales, acteurs économiques de la région, forces de sécurité intérieure.

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Poste exposé et difficile ;

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;

- Disponibilité et rigueur ;

- Horaires décalés en fonction des pics d’activités et des obligations du service ;

- Une permanence méridienne doit être assurée.

Vos compétences principales mises en œuvre :

 
Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - requis

Avoir des compétences en informatique – bureautique niveau expert - requis

Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe : niveau expert - requis

Savoir analyser : niveau expert - requis

Savoir s'organiser : niveau expert - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau expert - requis

Savoir communiquer : niveau expert - requis

Savoir s'adapter : niveau expert - requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau expert - requis

Domaine fonctionnel : Affaires générales

Emploi fonctionnel :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :
https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat
Code fiche de l'emploi type 1 (RMFP) : FPEADM03
Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf
Code fiche de l'emploi type 1 (REMI) : ADM005A

Vos perspectives :

Emplois-type passerelle proposés par le référentiel des emplois

ATTENTION pour être recevable toute candidature doit être déposée en ligne sur le site "Choisir le service public" ou "MobMI". Les candidatures envoyées par courriel ne seront pas prises en compte.

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
ou
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Pour les candidats non titulaires : vous pouvez redéposer votre CV en lieu et place du formulaire de mobilité, puis postuler directement sur l'offre en renseignant les encarts "statut" et "position de l'agent" comme contractuel et le reste par "autre" ou "non concerné".

Qui contacter :

Chef(fe) du secrétariat du préfet : Mme DUBOS - 05.34.45.36.01

Le service ressources humaines : sgc-recrutement-mobilite@haute-garonne.gouv.fr

Fondement 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.