Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

Sous l’autorité du chef de service et de son adjointe, l’assistant(e) de direction apporte un soutien permanent dans l’organisation de leurs activités. Il ou elle assure la coordination administrative de la direction et l’interface entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes. Il ou elle est garant(e) du bon fonctionnement de la direction au travers des activités suivantes :

Être en charge de l’accueil téléphonique du service :
- Réceptionner les appels téléphoniques ;
- Effectuer les prises de messages et les comptes rendus des appels téléphoniques ;
- Filtrer, orienter ou donner l’information suivant la demande.

Être en charge de l’accueil physique du service :
- Réceptionner les appels de l’interphone ;
- Ouvrir les postes et contrôler les identités dans les situations qui l’exigent ;
- Accompagner les demandeurs vers leurs interlocuteurs.

Gérer le courrier et les parapheurs :
- Réceptionner, trier et orienter les courriers arrivés ;
- Recueillir et enregistrer les courriers sortants ;
- Enregistrer et suivre les courriers signalés.

Gérer la messagerie et les agendas électroniques de la direction :
- Orienter, traiter, suivre et classer les mails arrivés ;
- Organiser, suivre et mettre à jour les agendas du chef de service et de son adjointe.

Gérer la messagerie dédiée à la communication intra police nationale (RESCOM) :
- Réceptionner et enregistrer les télégrammes ;
- Diffuser les télégrammes à l’attention des services compétents.

Planifier et organiser les réunions :
- Gérer les invitations et réserver les salles ;
- Organiser les visioconférences ;
- Préparer et diffuser les ordres du jour ;
- Élaborer des dossiers de réunions pour le chef de service et son adjointe ;
- Assister aux réunions et rédiger des comptes rendus et des relevés de décisions ;
- Assurer la transmission des informations en interne.

Constituer et suivre des dossiers en autonomie ou pilotés par la direction :
- Rédiger, éditer, transmettre des courriers et des notes administratives ;
- Rédiger et relire des documents et dossiers confidentiels ;
- En soutien de l’état-major, mettre en forme des documents à destination des partenaires externes ou de la direction ;
- Classer et archiver les dossiers de la direction.

Préparer, organiser et suivre la logistique des différents événements professionnels de la direction (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.) en lien avec le secrétariat général.

En parallèle de ces missions, il ou elle assurera les fonctions d’assistant(e) de prévention pour le service, faisant lieu d’une lettre de mission.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste soumis à l’obtention de l’habilitation « Secret », conformément au décret du 2 décembre 2019 relatif aux modalités de classification du secret de la défense nationale.

Régime horaire hebdomadaire : 40H30

Congés : 25 CA et 29 RTT

Disponibilité et discrétion exigées.

Télétravail possible : oui

Management : oui

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

CV et lettre de motivation

Qui contacter :

dgpn-sneas-sg-recrutement@interieur.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2024

Où postuler :

https://choisirleservicepublic.gouv.fr/nos-offres/

https://ministereinterieur-hr.talent-soft.com/

Date de mise à jour de la fiche de poste (JJ/MM/AAAA) : 14/08/2024

Votre environnement professionnel

• Activités du service

Service à compétence nationale créé en 2017, le SNEAS est chargé de traiter les enquêtes administratives de sécurité prévues par les articles L.114-1, L.114-2 et L.211-11-1 du code de la sécurité intérieure (5 grandes catégories d’enquêtes : emplois participant aux missions de souveraineté ou relevant du domaine de la sécurité ou de la défense ; utilisation de matériels dangereux ; accès à des zones protégées ou sensibles ; emplois sensibles au sein des transports publics de personnes ou de marchandises dangereuses ; enquêtes relatives aux étrangers).

• Composition et effectifs du service

Installé depuis janvier 2023 dans le Maine-et-Loire, le SNEAS est placé directement sous l’autorité du Directeur Général de la Police Nationale. Le service comporte aujourd’hui plus de 150 personnels.

• Liaisons hiérarchiques

Sous l’autorité du chef du bureau des ressources humaines et du secrétaire général.

• Liaisons fonctionnelles

Liaison directe et quotidienne avec tous les agents du service.
Contacts réguliers avec les interlocuteurs RH du ministère de l’Intérieur.

Vos perspectives :

S’agissant d’un service de création récente (2017), transféré en Maine-et-Loire au début de l’année 2023, tous les agents recrutés participent activement à son évolution et s’intègrent ainsi dans un véritable projet de service visant à accompagner la croissance du SNEAS par la reprise de nouveaux domaines d’enquêtes.

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique

Avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau maîtrise

Savoir-faire :

Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise

Savoir s'organiser / niveau maîtrise

Savoir rédiger / niveau maîtrise

Savoir-être

Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise

Savoir s'adapter / niveau maîtrise

Savoir communiquer / niveau maîtrise

Codes - Emplois type :

RMFP : ERDIR022 – Assistant(e) de direction

RIME : FP2ADM04 - Secrétaire-assistant(e)

REMI : ADM005A – Assistant(e) de direction

Codes structures d’affectation :

SAA : SCDG 3006

SAO : SCDG 3020

Pour les contractuels :

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) - 2° de l'article 4