Comme assistante de direction chargée du cabinet et du suivi des affaires réservées :

Au quotidien, vous êtes chargée de l’appui administratif et logistique du sous-préfet et du secrétaire général :

• Vous assurez le secrétariat particulier.
• Vous apportez également un appui administratif au suivi des affaires réservées, distinctions et protocole.
• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique ; vous filtrez les appels
• Vous gérez l’agenda ainsi que les déplacements. Vous organisez les visites, audiences et réunions en fonction des disponibilités et vous assurez des suites.
• Vous assurez l’enregistrement et la circulation du courrier (reçu, déposé ou postal) ainsi que le suivi des courriers réservés ou signalés en lien avec les secrétariats préfectoraux. Vous veillez à leur traçabilité.
• Vous préparez les dossiers en vue des réunions, visites et audiences, en lien avec les chargés d’affaires.
• Vous gérez la boite fonctionnelle sp-villefranche@aveyron.gouv.fr, la circulation de l’information et l’archivage des méls ainsi que l’enregistrement sur le réseau, pour ce qui relève de l’activité de la direction.
• En vue des périodes d’intérim, vous établissez/actualisez les fiches de procédure utiles.

Vous travaillez également en équipe, en lien avec les chargés d’affaires :

Concernant l’organisation des réunions relevant de leur thématique, les chargés d’affaires interviennent eux-mêmes pour en établir les bases avec les acteurs principaux.

- Vous assurez le premier envoi des convocations sur ces bases, de préférence via la boite fonctionnelle sp-villefranche@aveyron.gouv.fr. Les chargés d’affaires gèrent les suites et veillent à assurer la traçabilité sur le réseau des documents relatifs aux thématiques suivies.

 
Vous contribuez aux actions d’information et de communication :

• Vous assurez la revue de presse et la circulation des informations.
• Vous constituez également le « press book » du sous-préfet.
• Vous facilitez et accroissez la réactivité du service en créant des modèles dans le respect de la charte graphique, à disposition sur le réseau.
• Dans le même objectif, vous actualisez au fil de l’eau sur le réseau la liste-annuaire des contacts de la sous-préfecture.

Comme chargé d’appui au développement, en soutien aux missions départementales exercées par le sous-préfet :

Vous intervenez dans les domaines de la sécurité et de l’intelligence économique, du déploiement numérique, des ENR et notamment, vous assurez le développement du Plan Tourisme…

Vous êtes chargé de l’organisation des COPIL, comités techniques et déconcentrés, ainsi que les autres partenaires concernés.
Vous constituez ou actualisez les dossiers, et établissez un suivi des activités.
Lors des rencontres, vous rédigez les compte-rendus. Vous pouvez être amenée à participer ou représenter le service.

GROUPE RIFSEEP : 1

emploi-type : 12PR0300

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Prise en compte du règlement intérieur de la maison de l’État et de la préfecture
• Grande disponibilité ; permis de conduire (déplacement – accès au véhicule de service)
• Discrétion professionnelle

Vos compétences principales mises en œuvre :

1/ Connaissances techniques :

• Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise : requis ou à acquérir
• Avoir des compétences en informatique/bureautique - niveau maîtrise : requis (ou à acquérir)

2/ Savoir-faire :

• Savoir s'organiser - niveau maîtrise : requis
• Savoir rédiger - niveau maîtrise : requis
• Savoir analyser - niveau maîtrise : requis
• Avoir l'esprit de synthèse - niveau maîtrise : requis
• Savoir gérer un projet - niveau pratique : requis (ou à acquérir)

3/ Savoir-être :

• Savoir accueillir - niveau maîtrise : requis
• Savoir s'adapter - niveau maîtrise : requis
• Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise : requis
• Sens de la discrétion - niveau maîtrise : requis

Missions transversales :

1) Comme gestionnaire budgétaire, vous veillez à l’utilisation des crédits alloués, en lien avec le sous-préfet et le secrétaire général, dans le respect des règles budgétaro-comptables :

- Vous recueillez régulièrement l’expression des besoins et vous passez les commandes, dans le respect des marchés nationaux, régionaux ou locaux. Vous veillez au suivi administratif des stocks et vous vous assurez du service fait (livraisons/réceptions). En début de mois, vous établissez un arrêté M-1 au vu des justificatifs recueillis (factures et facturettes) et transmettez les états de frais.

- Vous êtes chargé de faire le lien avec l’intendante, pour les achats destinés à la résidence, avec le chauffeur, pour les achats de gerbes, d’entretien du jardin et des véhicules, et avec la gestionnaire de la maison de l’État, pour les besoins mutualisés.

2) Comme assistante de prévention, vous assurez le lien avec le correspondant prévention du SGC.

Enfin, comme chacun de vos collègues, vous concourez à la réalisation des objectifs du service. A la demande de la hiérarchie qui en précisera les priorités, vous ferez preuve de polyvalence et d’adaptabilité, notamment en cas d’absence d’un collègue ou en fonction du contexte. En outre, dans le cadre de l’activation du plan de continuité en cas de situation de crise ou dans le cadre de la préparation des élections, vous pouvez être amené à participer à l’organisation mise en place à la Préfecture.

 
Article L332-2 du code général de la fonction publique (en l'absence de candidature d'agent fonctionnaire ayant une expertise / expérience adaptée).