Assistant(e) de direction du secrétariat général commun départemental

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service interministériel placé sous l’autorité hiérarchique du préfet et sous l’autorité fonctionnelle du secrétaire général de la préfecture et des directeurs des directions départementales interministérielles (DDT, DDPP, DDETS).

 Activités du service

Le SGCD assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les trois directions départementales interministérielles.

 Composition et effectifs du service

Le SGCD de l’Ain comprend 5 bureaux : le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l’action sociale (BIFPAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC)

Effectifs de 67 agents.

Vos activités principales

Sous l’autorité du directeur / de la directrice du SGCD, vous assurerez les missions suivantes :

•  Tenue de l’agenda et organisation des réunions de la direction du SGCD
• Tenue du planning des réunions, mise à jour et partage avec les participants
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion des courriers et parapheurs (tri, diffusion et suivi) du SGCD et des services de l’ATE
• Gestion des frais de déplacements : établissement des ordres de mission et états de frais pour la direction du SGCD, vérification et validation des frais de déplacement des chefs de bureau
• Aide au montage des réunions et préparation des dossiers
• Gestion des commandes de fournitures pour la direction du SGCD
• Proposition de rédaction et mise en ligne d’articles sur le site intranet relatifs aux fonctions support (outil Joomla) ; veille sur l’actualité des sites intranet des autres départements pour alimenter le site local
• Suivi des commandes passées par la direction auprès des bureaux du SGCD et extraction des tableaux de suivi complétés pour les réunions en bilatérale
• Suivi de la boîte aux lettres fonctionnelle SGCD direction : impressions pour la direction, diffusion, archivage
• Prise de notes et élaboration de relevés de décisions pour les réunions internes au SGCD
• Appui ponctuel pour assurer l’accueil (physique et téléphonique) dans les services de l’administration territoriale de l’État (préfecture, DDT, DDETS, DDPP) lors des remplacements

Poste localisé au siège du SGCD, bureau partagé.

Possibilité d’intervention en appui dans les accueils des différents site de l’administration territoriale de l’État (préfecture, DDT, DDETS, DDPP) situés à proximité du SGCD

Connaissances techniques :

• Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique - à acquérir
• Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire:

• Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

• Savoir s'adapter : niveau pratique - requis
• Savoir accueillir : niveau -pratique

Poste classé en groupe 2

Liaisons hiérarchiques

Placé sous l’autorité hiérarchique du directeur / de la directrice du SGCD

Liaisons fonctionnelles

Relations avec l’ensemble des chefs de bureau et des agents du SGCD, ainsi qu’avec les services de l’administration territoriale de l’État (secrétariats des autorités préfectorales et des directions des DDI principalement).

Vos perspectives :

Possibilité d’évolution vers des postes d’assistante de direction en DDI, ou d’assistant des autorités en préfecture ou sous-préfecture.

Possibilité d’évolution vers des postes d’accueil du public ou d’instruction de dossiers.

Pour candidater - Liste des pièces jointes à déposer sur le site :

• CV
• lettre de motivation
• copie du diplôme le plus élevé (contractuel)
• le dernier arrêté d'avancement et/ou dernier bulletin de salaire (contractuel)
• Formulaire Unique de demande (FUD) de mobilité obligatoire pour tous les candidats sans distinction de recrutement (Lien vers le FUD de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf)

Ce poste peut être ouvert aux agents contractuels selon les dispositions du 2° de l'article L332-2 ou de l'article L332-7 du Code général de la fonction publique.