Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

Assistante de direction (80%)

assurer le secrétariat d’un ou plusieurs responsables (sous-préfet – secrétaire général)
partager le secrétariat avec les services extérieurs dans la préparation des réunions
organiser les déplacements du corps préfectoral
organiser l’agenda, planifier et assurer le suivi des réunions
saisir des notes et rapports (mise en forme et parfois rédaction)
participation à l’organisation des évènements et réceptions
préparer, en collaboration avec les divers services et interlocuteurs, les dossiers en cours
traiter des dossiers ponctuels (évènements, distinctions honorifiques…)
participer au fonctionnement de la structure (quali-ATE, récolement des œuvres, fraude,…)
prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service
assurer le classement et l’archivage

Gestionnaire instructeur administratif:10 %

Gestion du courrier arrivé (papier et boite fonctionnelle)

Gestionnaire des ressources budgétaires : 10 %

suivi du budget de la sous-préfecture, de la facturation, établissement de devis
profil Assist sur CHORUS-DT : émission des ordres de mission et états de frais lors des déplacements du sous-préfet et du secrétaire général, réservation des hôtels, et moyens de transport. Appui des agents.

Votre environnement professionnel

 
Activités du service : sous-préfecture
pôle réglementation : droits à conduire, ERP, gardes particuliers, prévention des expulsions locatives, standard et accueil du public...
pôle collectivités : conseil aux élus, subventions DETR, contrôle de légalité.
missions départementales : greffe des associations et biens de section

Composition et effectifs du service :

8 personnels administratifs et 2 personnels techniques

Liaisons hiérarchiques :

le sous-préfet et le secrétaire général

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Horaires et saisonnalités : Vous exercez vos missions journalières sur la base théorique de l’horaire habituel des personnels de la préfecture, à savoir 38 heures ou 38h30 hebdomadaire.

Vous ouvrez droit au bénéfice d’une indemnité de sujétion au titre de vos fonctions dû aux contraintes horaires.

Collaborateur direct du sous-préfet, discrétion, rigueur, disponibilité et adaptabilité sont exigées sur ce poste.

Les imprévus et/ou l’activité du service nécessitent une certaine flexibilité dans les horaires de travail.

Possibilité de télétravail.

Durée attendue sur le poste : 4-5 ans

Vos perspectives :

Compte-tenu de la diversité des missions, ce poste est formateur et permet d’acquérir des compétences utiles pour tous types de postes.

Qui contacter :

M. Emmanuel Févre, sous-préfet – 04 71 50 81 81 – emmanuel.fevre@haute-loire.gouv.fr

M. Maximilien Blaise, secrétaire général – 04 71 50 81.82 – maximilien.blaise@haute-loire.gouv.fr

Pour les fonctionnaires du périmètre ATE joindre le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou Choisir le Service Public

Article L 332-2 2° du CGFP