Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Participer à l’organisation et gestion des charges de travail :

- Commande et réception des dossiers

- Répartition des charges entre les secrétaires

- Gestion des plannings

Gestion de l’agenda du Préfet et de la Directrice de cabinet, en liaison avec :

- le garage et la résidence

- les directions et services de la préfecture et des sous-préfectures

- les directions des services de l’État

- les partenaires extérieurs

- le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD)

Préparation des réunions spécifiques du corps préfectoral :

- Planification

- Organisation

- Suivi et prise de notes

Suivi des commandes ministérielles et des interventions parlementaires

Aide à l’organisation du travail de directions

Prends en charge les aspects logistiques de la fonction de direction

Assure la gestion de l’agenda (prise de rdv), des déplacements (en lien avec les chauffeurs), l’accueil des rendez-vous

Planifie, organise et assure le suivi de réunions (dont la réservation de salles)

Prends des notes et constitue des dossiers administratifs à partir des contributions des différents services

Traite des dossiers ponctuels (mise en forme de courriers) et assure le suivi d’affaires réservées

Assure l’accueil physique et téléphonique

Assistant Chorus DT pour le Préfet et la directrice de cabinet

Exerce ses fonctions au sein d'une équipe de secrétariat, en binôme avec la référente secrétaire du Préfet.

Ces activités sont exercées dans le respect des démarches qualité en vigueur à la préfecture

Votre environnement professionnel :

Activités du service

L'assistant(e) de direction assure le secrétariat particulier de la directrice de cabinet avec un fonctionnement collectif avec la référente qu’est la secrétaire du préfet.

Composition et effectifs du bureau

2 référents secrétaires du corps préfectoral

Liaisons hiérarchiques

Les membres du corps préfectoral (préfet, directrice de cabinet)

Liaisons fonctionnelles

Liaisons avec l'ensemble des services de l’État, les collectivités, les ministères, les services institutionnels, les particuliers et professionnels

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste pouvant s'organiser en horaires décalés qui demande disponibilité et réactivité

Nécessite une capacité d’adaptation

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Madame la Directrice de Cabinet - pref-secretariat-cp@sarthe.gouv.fr –   02 85 32 72 04

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

L'envoi du CV et de la lettre de motivation est obligatoire

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel

niveau expert

requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise

requis

Autre : Savoir anticiper

Faire preuve de rigueur et de méthode

Savoir-faire

Savoir s'organiser

niveau expert

requis

Avoir l'esprit de synthèse

niveau pratique

requis

Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise

requis

Savoir rédiger

niveau maîtrise

requis

 
Savoir-être

savoir s'adapter

niveau expert

requis

Avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise

requis

Savoir accueillir

niveau maîtrise

requis

Savoir s'exprimer oralement

niveau pratique

requis

Vos perspectives

Les compétences acquises (adaptabilité, réactivité, force de proposition…) permettent à l’agent d’acquérir une expérience solide et une très bonne connaissance des différentes administrations lui permettant de rejoindre tous types de services au sein de la préfecture et des autres services déconcentrés. 

Durée attendue sur le poste :

3 à 5 ans

L'envoi du CV et de la lettre de motivation est obligatoire

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de la Sarthe – Place Aristide Briand – 72041 LE MANS Cedex 9

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ADM005A

Si plusieurs emploi-type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :ADM004A

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique: 2° de l’article L332-2