Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Secrétariat particulier

Gestion de l’agenda des membres du corps préfectoral
Filtrage des communications (gestion des appels téléphoniques)
Suivi du courrier réservé
Transit et dispatching de parapheurs et de documents en sortie des membres du corps préfectoral
Constitution et suivi de dossiers
Transmission des commandes aux différents services
Mise en place et suivi des réunions, des déplacements des membres du corps préfectoral
Rédaction, frappe des courriers internes ou des services de l’État
Mise à jour diverses (annuaire du corps préfectoral, liste protocolaire…)
Tâches diverses (frappe de menus, établissement des plans de tables, préparatifs pour les réceptions, cartons d’invitation, statistiques relatives aux réceptions…)
Mise en œuvre des plannings des chauffeurs, de leurs heures supplémentaires
Appui logistique des membres du corps préfectoral

Votre environnement professionnel

 
Activités du service
Activités liées aux différents services des membres du corps préfectoral et aux services rattachés.

Composition et effectifs du service

Le/la préfet/préfète

Le/la secrétaire général(e)

Le/la directeur/directrice de cabinet

Les 3 secrétaires

Liaisons hiérarchiques

Le/la préfet/préfète

Liaisons fonctionnelles

Le corps préfectoral

Les directeurs et services de la préfecture

Liaisons étroites avec les divers secrétariats

Les chefs de service déconcentrés qui constituent le réseau de relation du service

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 
Présence assurée jusqu’à 18 heures / Sujétions de poste

Qui contacter :

La Cheffe du service des ressources humaines

Mme Anne TROMMENSCHLAGER 03 84 57 15 90

anne.trommenschlager@territoire-de-belfort.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

- pour les personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

- pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique-bureautique/ niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe /niveau pratique - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir négocier/ niveau maîtrise à acquérir

Savoir anticiper/ niveau expert - à acquérir

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau pratique - requis

Savoir s'adapter / niveau pratique - requis

S'avoir s'exprimer oralement / niveau initié - requis

Savoir accueillir / niveau pratique - requis

Faire preuve de rigueur et de méthode / niveau maîtrise - requis

Autres : Sténographie et dactylographie souhaitées

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture du Territoire de Belfort
Secrétariat du corps préfectoral
1 rue Bartholdi - BELFORT

Domaine fonctionnel : Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Assistant de direction - ADM005A

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique