Assistant-e du Préfet

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

BA051ATB-87227  

Date limite de candidature

31/12/2024

Description du poste

Versant

Fonction publique d'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Administratif

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Assistant-e du Préfet

Description du poste

Groupe RIFSEEP 1

Emploi(s) type : Assistant de direction / ADM005A

Localisation géographique

Secrétariat particulier de M. le Préfet - Préfecture de la Marne 1, rue de Jessaint – CS 50431 51036 Châlons-en-Champagne Cedex

Vos activités principales

 - Point de contact entre le Préfet et l’ensemble de ses interlocuteurs (relations internes et extérieures),

- Travaille en collaboration très étroite avec la chefferie de cabinet et le service de la coordination interministérielle dans le suivi des dossiers et des sollicitations,

- Est responsable de l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Préfet - filtre les appels,

- Gère l’agenda et programme les réunions, les audiences et les rendez-vous du Préfet,

- Participe aux réunions agenda et se coordonne avec les secrétariats de la direction de cabinet et du secrétariat général mais aussi des sous-préfectures,

- Assure la gestion du courrier et suit la correspondance personnelle du Préfet (papier et électronique),

- S’assure de la bonne réception des dossiers du Préfet,

- En lien avec la cheffe de cabinet, s’assure de la bonne coordination des services et de la bonne circulation de l’information pour ce qui relève de l’agenda du Préfet,

- Organise les déplacements du Préfet en lien avec le chef de garage,

- Traite les demandes et requêtes de manière appropriée, en fonction des priorités du Préfet,

- Conçoit et tient un système de classement et d’archivage de bureau,

- Travaille en lien étroit avec l’intendance de la résidence préfectorale (réception, menu, plan de table, etc.)

- Suivi d’un budget dédié (carte achats, saisie dans Chorus DT)


Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter :Le secrétariat particulier de M. le Préfet : 03 26 26 10 21
La chefferie de cabinet – Mme Stéphanie Le Gagne : stephanie.le-gagne@marne.gouv.fr / 03 26 26 11 90

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste


Très grande discrétion et réactivité éprouvée


Disponibilité et adaptabilité

 
Contraintes horaires sur des plages fixes (8h-12h / 14h-18h)

38h30 hebdomadaires (27 CA + 2 jours de fractionnement + 18 RTT)


En cas d’absence de l’assistant(e) du (ou de la) secrétaire général(e) ou de l’assistant(e) du directeur(trice) de Cabinet, vous êtes amené(e) à assurer leur suppléance.

 

Descriptif du profil recherché

Les candidatures (titulaires et contractuels) doivent obligatoirement être déposées depuis l’espace candidat accompagnées du formulaire de demande de mobilité du ministère de l’intérieur disponible ci-dessous :

- lien pour les candidats internes : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- lien pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Temps plein

Oui

Critères candidat

Compétences attendues

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
Savoir-être
Savoir s'adapter / niveau expert - requis
S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Votre environnement professionnel

Activités du service

 Représentation de l’État sur le territoire national au niveau départemental, anime et coordonne la mise en œuvre des politiques publiques

Composition et effectifs du service

Le préfet

Liaisons hiérarchiques

Monsieur le Préfet

Liaisons fonctionnelles

Cheffe de Cabinet

Chargée de mission coordination et pilotage

 

L’assistant(e) du Préfet est amené(e) à travailler également avec :

Tous les services de l’administration centrale

Tous les services déconcentrés

La préfecture de région et d’autres préfectures de département

Les directeurs et chefs de services de la préfecture

Les collectivités territoriales (communes, conseil régional, conseil départemental)

 

Fondement juridique du recrutement

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels conformément au titre III du livre III du code général de la fonction publique et notamment le 2° de l'article L332.2

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Grand-Est, Marne (51)

Lieu d'affectation

Secrétariat particulier de M. le Préfet-Préfecture de la Marne - 1, rue de Jessaint – CS 50431 51036 Châlons-en-Champagne Cedex

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture de la Marne 1, rue de Jessaint – CS 50431 51036 Châlons-en-Champagne Cedex

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/10/2024

Personne à contacter (mail)

sgc-mobilité@marne.gouv.fr