Vos activités principales :

- Gérer l'agenda du secrétaire général ; 

- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ; 

- Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général) 

- Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ; 

- Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle, convocations logistiques) ;

- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ; 

- Rédiger des notes et des courriers ; 

- Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et la prise en compte des dossiers sensibles ;

- Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes

Votre environnement professionnel :

Liaisons hiérarchiques :

Monsieur le secrétaire général

Monsieur le sous-préfet chargé de mission

Liaisons fonctionnelles :

Les membres du corps préfectoral

Les sous-préfectures de Brignoles et de Draguignan Les directeurs et les chefs de bureau

Les directeurs départementaux interministériels Les autres administrations de l’État

Les cabinets ministériels

Les élus

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Polyvalence, autonomie et adaptabilité

Disponibilité, anticipation

Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion

Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation)

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique-bureautique / niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis

Savoir analyser / niveau pratique - requis

Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis

Savoir-être:

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Groupe Rifseep : 2

Localisation : Préfecture du Var, Toulon

Code emploi-type : ADM005A

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2