GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Missions de secrétariat :

- Gestion de l’agenda du secrétaire général ;

- Organisation des déplacements du secrétaire général : interface avec le garage et utilisation de la plateforme Chorus DT pour les commandes de titres de transport ;

- Planification, organisation et suivi des réunions ;

- Organisation des déjeuners, dîners et autres manifestations se déroulant à la résidence préfectorale en lien avec le cuisinier du préfet. Édition des chevalets de table et menus ;

- Suivi du budget du secrétaire général (carte d’achats + saisie sur Chorus Formulaire) ;

- Suivi des états de frais du secrétaire général et de ses absences ;

- Mise à jour de la base de données du secrétariat ;

- Gestion des messageries fonctionnelles ;

- Gestion des fournitures de bureau et commandes ;

- Rédaction des courriers ;

- Suivi des dossiers du secrétaire général ;

- Accueil téléphonique et filtrage des appels ;

- Accueil des visiteurs (réunions, rendez-vous) ;

- Archivage informatique et papier ;

- Assurer la suppléance du secrétariat de M. Le Préfet. 

 Votre environnement professionnel :

Activités du service :

L’assistant(e) travaille en relations étroites avec le Directeur de Cabinet et le Préfet et est également en relation avec les services du Cabinet, les services du secrétariat général et les directions départementales.

Une connaissance de l’environnement professionnel au sein du secrétariat général est essentielle.

Une connaissance des autres services de la Préfecture et des services de l’État peut être utile.

Composition et effectifs du service :

Le pôle secrétariat est composé de :
Secrétariat particulier de M. le Préfet – Secrétariat du Directeur de cabinet – Secrétariat du Secrétaire Général.

Liaisons hiérarchiques :

M. Le Secrétaire Général

Liaisons fonctionnelles :

En interne : M. le secrétaire général, les membres du corps préfectoral, les chefs de service, les chefs de pôles, agents.

En externe : Ministère de l’Intérieur et autres ministères, Préfectures et sous-préfectures, directions extérieures, collectivités territoriales, élus.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

- avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

- savoir rédiger : niveau maîtrise requis

Savoir être :

- savoir accueillir : niveau expert requis

- savoir s'exprimer oralement : niveau expert requis

- avoir le sens des relations humaines : niveau expert requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives : évolution possible vers un poste de chef de bureau.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Discrétion et confidentialité, travail en équipe, disponibilité, adaptation rapide et rapidité d’exécution, polyvalence, sens du contact et habileté relationnelle, travail dans l’urgence.

Qui contacter ?

M. Le Secrétaire Général - augustin.cellard@haut-rhin.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: CV + lettre de motivation + formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf 

Dépôt des candidatures : uniquement sur le site de publication de l'offre.

Date limite de candidature : 1 mois après la date de publication de l'offre.

Localisation administrative et géographique :

Préfecture du Haut-Rhin

7 Rue Bruat - 68000 COLMAR

Code fiche emploi-type RMFP : FPEADM03

Code fiche emploi-type REMI : ADM005A

Fondement du Code général de la fonction publique – 2° de l’article L332-2