Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l’organisation quotidienne de son travail.

1- Assurer le secrétariat de Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- gestion des agendas et des plannings
- traitement des appels téléphoniques et des courriels
- accueil physique et téléphonique du cabinet
- saisie, mise en forme de courriers, note, documents...

2- Planification et organisation
- planification et organisation d’évènements conduits par la Préfète ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple : cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc)
A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des évènements exceptionnels sur volontariat.
- organisation des déplacements de Mme la Préfète et du directeur de cabinet ;
Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d’hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services

3- Chargé de la logistique du cabinet
- commande de fournitures de bureau
- rédaction des menus, chevalets, plans de table…
- archivage de Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- réservations pour le compte de la Préfète et du directeur de cabinet (salles,...)

4- Suivi du courrier
- gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour Mme la Préfète et du directeur de cabinet
- gestion des dossiers du corps préfectoral
- gestion de l’arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...)
- gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs

5- Suivi des lignes budgétaires
- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral
- Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence
- Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet
- Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés….)

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du département

Composition et effectifs du service :
Le cabinet est composé de :
- la direction des sécurités : 16 agents (5A – 8B – 4C )
- le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A - 2B – 1C et un apprenti)
- 2 conducteurs
- le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C)

Liaisons hiérarchiques :
La préfète et le directeur de cabinet
la Directrice adjointe/directrice des sécurités – sur les sujets relevant de la sécurité ou en l’absence du directeur de cabinet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Travail en binôme avec le second assistant
- Confidentialité sur les dossiers et les communications téléphoniques

- Polyvalence
- Discret, ordonné et rigoureux
- Bonne capacité de réactivité en fonction des demandes
Contraintes : urgence des demandes, adapter son emploi du temps en fonction des besoins du service. Certaines missions occasionnelles peuvent nécessiter des horaires atypiques.

 
Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

La préfète

Le directeur de cabinet 04 75 66 50 02 ou 01 (secrétariat)

 
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

 
Personnels du ministère de l'Intérieur

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

 
Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Suite description du poste :

Liaisons fonctionnelles :

Liaison fonctionnelle avec le BRECI qui suit l’activité des 2 conducteurs et des 2 secrétaires (préfète/directeur de cabinet et Secrétaire général)

Les sous-préfets, les directeurs interministériels, les directeurs de la préfecture, les chefs de bureaux et les agents de la direction

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis

Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique/requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser/niveau expert/requis

Savoir rédiger/niveau maîtrise/requis

Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/requis

Savoir-être:

savoir accueillir/niveau maîtrise/requis

savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise/requis

savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis

Vos perspectives : préparation de concours ou d’examen professionnel

Durée attendue sur le poste : 4 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de l'Ardèche - Services du cabinet - Cabinet du préfet - Rue Pierre Filliat - 07000 PRIVAS

 
Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

 
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Assistant de direction/FDIR038

Chargé de la gestion budgétaire et financière/FPGBF004

 
Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :

Temps de travail sur emploi-type 2 :

 
Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

 
Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Assistant de direction/ADM005

Gestionnaire des ressources budgétaires/GBF002A

 
Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :  2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)