Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Enjeux du poste

Assiste la Secrétaire générale dans l’organisation quotidienne de son travail

Poste exigeant de grandes capacités d’organisation et d’adaptation, une grande discrétion et une loyauté absolue sont requises sur ces fonctions.

Missions principales

- gestion des appels téléphoniques internes ou externes,

- gestion l’agenda de la Secrétaire générale,

- planification des déplacements en lien avec les conducteurs,

- prise en charge des aspects logistiques des déplacements,

- gestion des parapheurs et du courrier,

- gestion de réunions : planification, invitation, organisation, préparation,

Suivi des dossiers du secrétariat général

- rédaction administrative et gestion des courriers (mise en signature, mise en forme, envoi) en provenance des services extérieurs à la préfecture,

- validation des congés des agents reliés au secrétariat

- Suivi du budget de la Secrétaire générale,

- participation au déploiement de la démarche QUALI-ATE (module accueil général)

- Suivi et gestion de l’envoi des vœux de fin d’année.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Secrétariat particulier

Composition et effectifs du service
Assistant(e) de la Secrétaire générale

Liaisons hiérarchiques
La Secrétaire générale de la préfecture.

Liaisons fonctionnelles
- Les élus,

- Les différentes administrations du département,

- Les chefs de service déconcentrés de l’État (DDTM, SGCD, DDPP, DDETS, ARS, DDFIP, DSDEN…),

- Les membres du corps préfectoral en interne et hors département des différents ministères,

- Les agents de la préfecture et des sous-préfectures,

- Tous les services en charge de la sécurité,

- Les acteurs divers du département,

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Discrétion – disponibilité – loyauté - réactivité – horaires atypiques ;
Polyvalence, rigueur, autonomie et adaptabilité
Une bonne connaissance du fonctionnement des services de la Préfecture, des DDI et de l’organisation territoriale de l’État sera fortement appréciée (niveau départemental, régional et national)

Qui contacter :

Madame la Secrétaire générale de la préfecture :
Mail : adelie.pommier@pyrenees-orientales.gouv.fr

Le bureau des ressources humaines du SGCD :
Mail : sgc-rh@pyrenees-orientales.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou la PEP

- Lien vers le formulaire de mobilité :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Durée attendue sur le poste : au moins 4 ans

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :
Connaître l’environnement professionnel / Niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique et bureautique/ Niveau expert – requis

Savoir-faire :
Savoir s’organiser / Niveau expert - requis
Savoir rédiger / Niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / Niveau maîtrise - requis

Savoir-être :
Savoir d’adapter / Niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / Niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / Niveau expert - requis

Autres :
Excellente maîtrise des outils de gestion (agenda électronique) et des outils bureautiques (tableur, texte, base de données – publipostage) ;

Vos perspectives :

Evolution possible vers un poste dans une direction métier de la préfecture

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture des Pyrénées-Orientales
Secrétariat général

24 Quai Sadi Carnot BP951
66951 Perpignan Cedex

Domaine(s) fonctionnel(s) :
Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :
Assistant(e) de direction ADM005A
RIME FPEADM03

Code général de la fonction publique : L.332-2-2