Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

L’agent assiste la Secrétaire générale et son adjointe dans l’organisation de leur travail.

Il/elle assure notamment les tâches suivantes :

- Gestion de l’agenda (déplacements, réunions, rendez-vous…)

- traitement et suivi du courrier, prise de note, mise en forme de documents,

-Suivi avec l’ensemble des directions de la prefecture, des directions départementales interministierielles (DDI), du secrétariat du prefet, de l’élaboration des dossiers, de la remise des dossiers dans les temps, de la circulation des parapheurs, etc.

- Accueil physique et téléphonique, préparation des visio, gestion et filtrage des communications téléphoniques,etc

- Traitement de dossiers ponctuels,

- participation à la réunion hebdomadaire de services,
- travaux de rédaction, courriers, mails, compte rendu....

Votre environnement professionnel

Activités du service :

La Préfecture, « maison de l’Etat » dans le département est le siège de la représentation territoriale de l’État. Le Préfet représente l’État et le Gouvernement dans le département.

La Secrétaire générale et sous préfète de l’arrondissement de Pontoise est le premier collaborateur du Préfet, elle le supplée en cas d’absence. Elle l’assiste dans l’exercice de ses missions, participe à la mise en œuvre des politiques publique et au pilotage des dossiers départementaux. Elle est l’interlocuteur des élus et partenaires économiques et sociaux.

Elle assure la coordination des services départementaux de l’Etat, dirige les services préfectoraux, et gère les ressources humaines et financières affectés aux services

Liaisons hiérarchiques :

Mme la Secrétaire générale

Liaisons fonctionnelles :

Ensemble des services de l’État dans le département, administration centrale

Élus et collectivités

Entreprises...

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité, réactivité et grande discrétion sont demandées, tout comme un bon relationnel, des facilités d’adaptation et un esprit d’initiative.
Mission qui nécessite rigueur dans l’organisation et un suivi des actions.

Qui contacter ?

Mme Céline Lemaire, directrice adjointe au Secrétariat général commun départemental

celine.lemaire@val-doise.gouv.fr / 01.34.20.29.98

Pour tout renseignement sur les modalités de candidature

sgc-mobilite@val-doise.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/annexe_I_-_Formulaire_de_demande_de_mobilit%C3%A9.docx

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau expert requis

Connaître l'environnement professionnel -niveau pratique requis

Autre : formation de secrétaire, rapidité d’exécution et dynamisme requis

Savoir faire :

Savoir s'organiser niveau expert requis

Savoir rédiger niveau pratique requis

Savoir être :

avoir le sens des relations humaines -niveau expert requis

savoir s'adapter - niveau expert requis

savoir accueillir - niveau expert requis

savoir communiquer - niveau pratique requis

Vos perspectives :

Evolution possible sur d’autres postes d’assistante de direction ou tout autre poste en Préfecture ou dans le périmètre de l’administration territoriale de l’État.

 
La position stratégique du poste, au cœur de l’action préfectorale et à la croisée des services du secrétariat général, permet de disposer d’une vision transversale du fonctionnement de la préfecture  des DDI, des collectivités. Ce positionnement est un atout véritable pour enrichir sa culture administrative et pour préparer les concours d’accès aux grades supérieurs

Localisation administrative :

Préfecture du Val-d’Oise

Secrétariat général

5, avenue Bernard Hirsch – 95000 CERGY

Emploi fonctionnel :

 Assistante / Assistant de direction ERDIR022

Autre domaine fonctionnel :

 Direction et pilotage des politiques publiques

Ordonnance n°2021-1574 du 24 novembre 2021  2° de l'article L332-2