Vos activités principales

• Gestion administrative (accueil téléphonique, gestion de l’agenda, prises de rendez-vous, organisations de certaines réunions),
• Constitution des dossiers pour la préfète, en liaison avec le pôle de la coordination interministérielle, pour les seuls dossiers relevant du cabinet,
• Lien avec les personnels du garage pour l’organisation des déplacements et les personnels de résidence pour l’organisation des déjeuners de travail,
• Participation aux réunions de direction,
• Soutien aux différents bureaux qui composent le cabinet,
• Suppléance du binôme en son absence,
• Contact avec l’ensemble des partenaires publics et privés de l’État.
• Gestion des déplacements via Chorus DT

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités de service.

GROUPE RIFSEEP : 1

Emploi-type : ADM005A

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Disponibilité, réactivité, discrétion, fiabilité.
• Souplesse dans l’organisation du temps de travail, grande diversité des contacts, dimension relationnelle importante.
• Grande polyvalence et travail en binôme
• Poste non-télé travaillable

Contraintes horaires

Assurer une présence par roulement avec l’autre assistante sur l’amplitude horaire 8h30 - 19h00, dans la limite de la durée légale du temps de travail

Vos compétences principales mises en œuvre :

1/ Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise : à acquérir
• Avoir des compétences en informatique/bureautique - niveau pratique : requis
• Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau pratique : requis

2/ Savoir-faire

• Savoir s'organiser - niveau maîtrise : requis
• Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise : à acquérir
• Savoir rédiger - niveau pratique : requis

3/ Savoir-être

• Savoir s'adapter - niveau maîtrise : requis
• Avoir le sens des relations humaines - niveau pratique : requis
• Savoir accueillir - niveau maîtrise : requis
• Savoir communiquer - niveau maîtrise : requis
• Savoir s'exprimer oralement - niveau pratique : requis

Votre environnement professionnel :

• Activités du service

Secrétariat

Les services du cabinet interviennent sur les thématiques suivantes : sécurités, polices administratives, gestion de crises, protocole, visites officielles, interventions, communication, organisation des soirées électorales

• Composition et effectifs du service

Le secrétariat est composé de 2 agents (1B + 1C)

• Liaisons hiérarchiques

Préfète

Directeur des services du cabinet

• Liaisons fonctionnelles

Externes : services déconcentrés de l’État, secrétariat général commun départemental, élus, services et administrations centrales du ministère de l'Intérieur, cabinets ministériels

Internes : services de la préfecture et des sous préfectures

Article L332-2 du code général de la fonction publique (en l'absence de candidature d'agent fonctionnaire ayant une expertise / expérience adaptée).