Vos activités principales

L’adjoint (e) seconde le chef de section, sous l’autorité de la cheffe du service de la correspondance et de son adjointe, dans la gestion de l'ensemble des correspondances adressées au ministre et ministre auprès du ministre par les particuliers, les associations, les correspondants institutionnels (préfets, organisations syndicales…), les anciens élus, les membres des cabinets ministériels et toute personne dont la correspondance reçue ne relève pas des deux autres sections du service (section des affaires réservées et de l’analyse du courrier, section correspondance des élus et des ministres).

L’adjoint(e) au chef de la section :

- s'assure du bon déroulement des procédures relatives aux interventions, aux flux des arrivées des courriers et des réponses apportées ;

-veille aux délais de traitement des courriers, notamment ceux signalés par les cabinets, et à la maîtrise du stock de courriers parvenus à la section ;

-co-pilote l’activité de la section et participe à la réflexion sur les indicateurs d’activité et de performance ;

- consulte les services concernés ;

- valide les choix proposés résultant de l’instruction des courriers: réponses directes ou transmission à l'autorité compétente ;

- vérifie la fiabilité de l'ensemble des éléments des dossiers : qualité formelle et contenu en opportunité, avant transmission aux autorités concernées ;

- assiste si nécessaire ses collaborateurs pour les dossiers complexes ;

- il anime une équipe de 19 agents (11 rédacteurs de catégorie B et 8 gestionnaires de catégorie C) : participation aux recrutements auprès du chef de service et de son adjoint, capacité à formuler des propositions d’évolutions organisationnelles afin de simplifier et fiabiliser les procédures, attention à la cohésion de l’équipe;

-accompagne ses collaborateurs dans l’exercice de leurs missions ;

- participe à l’accompagnement au changement des équipes, notamment dans le cadre des projets de modernisation des circuits courrier (mise en place, au sein du bureau des cabinets, de l’outil MAARCH de suivi des courriers, devant être déployé courant 2025 ; dans ce cadre, il pourra être conduit à proposer de nouveaux process de traitement des courriers).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Ce poste comporte un aspect managérial et relationnel important, au regard des interlocuteurs tant en interne qu’à l’extérieur du ministère.

Discrétion, disponibilité et réactivité. Astreintes à assurer certains week-end dans l’année.

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique : niveau maîtrise requis

Connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Avoir des compétences juridiques : niveau pratique requis  

Autre : Bonne culture générale, goût pour l’actualité

Savoir-faire

Savoir manager niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Savoir analyser : niveau maîtrise requis

Avoir l’esprit de synthèse: niveau maîtrise requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise requis  

Savoir-être

Savoir s’adapter : niveau maitrise requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis 

Savoir communiquer: niveau maitrise requis

Savoir s’exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Groupe RIFSEEP: 3

Composition et effectifs du service

Le service de la correspondance est composé de 61 agents dont la cheffe de service, attachée principale, et son adjointe, attachée principale, et 5 attachés, 23 secrétaires administratifs et 31 adjoints administratifs.

Liaisons hiérarchiques

Chef de section, attaché principal d'administration

Adjointe à la cheffe du service de la correspondance, attachée principale

Cheffe du service de la correspondance, attachée principale

Adjoint au chef de bureau, attaché principal

Chef du bureau des cabinets, conseiller d'administration

Liaisons fonctionnelles

 Autres sections du BDC, directions d’administration centrale, préfectures

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)