Vos activités principales

Gestion et suivi de l’engagement des dépenses (en trinôme)

- Assurer les missions d’un service prescripteur : création de DA, constatation du SF via CHORUS Formulaire.

- Assurer la gestion et le suivi des EJ et des abondements nécessaires des fournisseurs sous marchés et hors marchés via notamment les outils créés à cet effet (journal des écritures, tableaux de suivi des fournisseurs, extraction CHORUS).

- Assurer le suivi du bon paiement aux fournisseurs.

- Assurer le suivi des cartes achats.

- Assurer l’achat, la gestion, le suivi et la distribution des fournitures de bureau du BDC.

- Assurer l’inventaire annuel des stocks de fournitures.

Gestion et suivi des déplacements officiels (en trinôme)

- Gérer l’ensemble des déplacements du ministre, du ministre délégué et du secrétaire d’État auprès du ministre ainsi que du personnel rattaché aux cabinets.

- Assurer le suivi comptable de ces déplacements via des outils créés à cet effet (journal des écritures, tableaux de suivi des dépenses).

Mission de contrôle

- Assurer le contrôle des devis au regard des facturations.

- Assurer le contrôle de la facturation du voyagiste sous marché public en lien avec la DEPAFI.

- Proposer l’optimisation des systèmes de contrôle.

En fonction des besoins et selon l’évolution du service, d’autres missions pourront être ajoutées ou ajustées.

Activités du service

Le BDC est chargé du soutien du fonctionnement des cabinets du ministre et du ministre délégué et du secrétaire d'État :
- il est chargé de la logistique, du protocole et de l’événementiel : installation du cabinet, réceptions, grandes rencontres internationales, déplacements des ministres ;
- il prépare et assure le suivi budgétaire des cabinets et du bureau des cabinets dans le cadre de la LOLF et assure les fonctions de régisseur d'avances et de recettes des cabinets ;
- il assure la sécurité des réseaux pour le compte des cabinets (rôle de RSSI) en liaison avec la DTNUM et assure la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques du cabinet ;
- il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;
- il prépare les promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la médaille de la sécurité intérieure ;
- il gère les correspondances adressées aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;
- il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère en liaison avec la Poste ;
- il assure une analyse fine du traitement du courrier avant enregistrement et traitement par les membres des cabinets ou par les sections de la correspondance ;
- il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC, des membres du cabinet du ministre de l’intérieur, et du/des cabinets rattachés.

Discrétion, grande disponibilité, organisation et méthode, capacité d’adaptation et d’anticipation.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : 

Discrétion, rigueur et grande disponibilité. Contrainte horaire : fin de service à 18h par roulement entre agents.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise -à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise
requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau pratique-requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser - niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir appliquer la réglementation - niveau pratique - requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer - niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis

Autres : des connaissances de CHORUS FORMULAIRE seraient appréciées.

Vos perspectives

Expérience à valoriser sous les aspects :

- réactivité et adaptabilité face à des demandes multiples et diverses propre à un cabinet ministériel ;

- acquisition de compétences diverses relatives notamment à la chaîne de dépense permettant de les valoriser dans d’autres directions du ministère (ex : DEPAFI).

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Groupe RIFSEEP : 2

Télétravail possible sous réserve des nécessités de service

Composition et effectifs du service

La section budget, déplacements et moyens généraux (BDMG) est composée de 8 agents dont 1 attaché (cheffe de section), 3 secrétaires administratifs et 4 adjoints administratifs, répartis entre 2 pôles qui travaillent en étroite collaboration : le pôle Budget et le pôle Déplacements et Moyens généraux.

 Liaisons hiérarchiques

Cheffe de section (son adjointe en son absence)

Adjoint à la cheffe du bureau des cabinets

Cheffe du bureau des cabinets 

Liaisons fonctionnelles

Le cabinet, les sections du BDC, les directions du ministère (SG/DEPAFI/CPFI), le CBCM et les fournisseurs.

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4) du Code général de la fonction publique