Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales.

Vous êtes chargé (e) des attributions suivantes (sur le site DDT) :
- assurer l'accueil physique et téléphonique,
- accueillir le public et le guider dans ses démarches,
- apporter un premier niveau de réponse aux demandes,
- gérer le courrier : réception, scan, enregistrement du courrier entrant et affranchissement du courrier sortant,
- apporter un appui au SGCD (direction/délégué(e) à l'appui au pilotage) sur des attributions administratives (secrétariat, communication...)


Une suppléance croisée est organisée entre les deux postes d'accueil (DDT et DDETSPP) afin d’assurer la continuité de l'accueil en cas d'absence de l'un des agents.



Les attributions et le rattachement du poste sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'organisation des services.

- Poste nécessitant une présence aux heures d’ouverture au public (8h30-12h00 / 13h30 – 16h30).
- Discrétion, rigueur et méthode avec un sens des relations humaines et du travail d’équipe.

Congés à prévoir en lien avec le second agent d'accueil afin qu’il y ait toujours un agent d’accueil en poste.

Liaisons hiérarchiques:
La déléguée du SGCD en DDT.
Le directeur du SGCD et son adjointe.

Liaisons fonctionnelles:
La direction de la DDT.
La déléguée du SGCD en DDETSPP.

Vos compétences principales mises en œuvre.

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel: niveau pratique requis
Avoir des compétences en informatique-bureautique: niveau pratique requis
Connaître les techniques d’accueil: niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire

Capacité à travailler en équipe et en partenariat: niveau pratique requis
Capacité à rendre compte: niveau pratique requis
Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis
Autonomie dans l'organisation du travail: niveau pratique requis
Maîtrise de l'accueil d'un public difficile: niveau maîtrise à acquérir

Savoir-être

Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées: niveau maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
Capacité à expliquer: niveau maîtrise à acquérir
Disponibilité et dynamisme: niveau pratique requis

 Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service interministériel placé sous l'autorité hiérarchique du préfet et sous l'autorité fonctionnelle de la secrétaire générale de la préfecture et des deux directeurs des directions départementales interministérielles (DDI).

Le SGCD est chargé des fonctions support pour la préfecture et les 2 DDI de la Haute-Loire. A ce titre, le SGCD a pour mission d'assurer, au
plan départemental, la gestion des fonctions support, notamment en matière d'achats, de ressources humaines et d'action sociale, de logistique, d'immobilier, de ressources informatiques (SIDSIC) ou encore de gestion courante de tous les autres moyens affectés aux différentes entités soutenues.

Le SGCD est aussi en charge du soutien logistique de l’ensemble des sites (y compris l'accueil des DDI), de la gestion et de la mise en œuvre du patrimoine immobilier de l’État dans le département de la Haute-Loire.

Composition et effectifs du service
Le SGCD de la Haute-Loire est composé de 3 pôles, comprenant 41 agents :
- un pôle Finances Immobilier Logistique,
- un pôle Ressources Humaines,
- un pôle SIDSIC,
L’équipe de direction du SGCD est composée : d'un directeur, d'une directrice adjointe, de 2 déléguées à l'appui au pilotage en DDT et en DDETSPP auprès desquelles sont rattachés les 2 agents d'accueil en DDI, une chargée de mission immobilier et une cheffe de projet "Appui au changement et QVCT".

Titre III du livre III du Code général de la fonction publique: 2° de l'article L332-2