Groupe RIFSEEP : 1


Vos activités principales :

1 - Management de 6 titulaires, 3 vacataires et 2 emplois civiques, responsabilités hiérarchique et fonctionnelle.
Pour l’ensemble du bureau :
- S’assurer du bon fonctionnement des outils du BRU en lien avec le Bureau de la Cité Colbert, le Bureau de l’Intendance et de la Maintenance, le Service Interministériel et Départemental des Systèmes d’Information et de Communication, le Service Interministériel de Défense et de Protection Civile ;
- Création et/ou mise à jour des fiches de procédures du BRU ;
- Création et/ou mise à jour des fiches réflexes à destination des agents du BRU ;
- Analyse de documents, synthèse, bilan et compte rendu ;
- Suivi planning des congés pour tout le personnel du BRU et validation sous l’applicatif CASPER ;
- Entretien et évaluation professionnelle des agents du BRU ;
- Accompagnement au recrutement


2 - ACCUEILS :
- Organisation des accueils :
* physique : - établissement des plannings de présence du personnel
- suivi du nombre d’usagers reçus
- s’assurer de l’accueil et du départ des participants aux réunions en lien avec le service organisateur ;
* téléphonique :- établissement des plannings de présence du personnel
- suivi du nombre d’appels reçus
- établissement des plannings d’astreinte
- suivi des astreintes
* Points d’accueil numériques :
- tuteur des services civiques
- suivi et accompagnement des agents
- suivi du nombre d’usagers
- enquête satisfaction


3 - COURRIER :
10 structures sont rattachées à l’organisation du courrier.
Organisation du courrier :
- Suivi des dépenses d’affranchissement et d’achat de matériels
- Mise en place et suivi du contrat avec la poste
- Recueil des actes administratifs


4 – FOURNITURES DE BUREAU
- Suivi des stocks- achat en lien avec la coordinatrice budgétaire
- Recensement des besoins auprès des agents du périmètre ATE
- Préparation des commandes


5 - SECURISATION DES LOCAUX :
- Gestion des alarmes
- Responsable du changement des codes sur les accès sécurisés par un digicode (ex porte derrière l’accueil)
- mise à jour des fiches de procédure liées à la sécurisation des locaux (en lien avec le SIDPC)


6 - AUTRES :
- Correspondant qualité (quali-ATE) et service public +
- Gestion de l’applicatif de mutualisation des réservations de véhicules, de salles de réunions et de matériels (GRR) pour toutes les structures du périmètre ATE (administrateur)
- Accès à l’applicatif GLPI
- Formateur occasionnel (GLPI, GRR,…)
- Gestion des caisses de convivialité en lien avec la référente immobilière et gestionnaire de site Colbert
- Faire évacuer les déchets recyclables via les contrats avec des organismes ou associations affiliées



Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. Toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités du BRU, du service ou de la direction SGCD devra être réalisée.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Déplacements dans les services de l’État

Qui contacter ?

Frédérique DEGAS, cheffe du service patrimoine moyens généraux frederique.degas@nievre.gouv.fr 06 07 78 61 20

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

 
https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Code RMFP : FP2USA1

Code REMI : USA001A

Connaissances techniques :

- connaître l'environnement professionnel : niveau expert à acquérir

- avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert à acquérir

Savoir-faire :

- savoir s'organiser : niveau expert requis

- savoir analyser : niveau expert requis

- savoir travailler en équipe : niveau expert requis

Savoir-être :

- savoir accueillir : niveau expert requis

- avoir le sens des relations humaines : niveau expert requis

- savoir s'adapter : niveau expert requis

- savoir s'exprimer oralement : niveau expert requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Votre environnement professionnel :

Le SGCD assure la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de système d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice des agents des DDIs et de la préfecture.

 
Composition et effectifs du service :

SGCD : 43 agents

SPMG : 23 personnes  dont 1 apprenti, 4 vacataires et 3 contractuels

Liaisons hiérarchiques :

Cheffe ou adjoint du service patrimoine moyens généraux

Liaisons fonctionnelles :

Agents de la préfecture et des DDIs, usagers

2° de l'article L 332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique