Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales:  

Sous l’autorité du chef du service Moyens généraux, vous êtes chargé(e) d'encadrer un bureau composé de 18 agents et 2 services civiques, bureau dont l'organisation est sous forte contraintes ( accueil du public, astreintes, horaires de nuit, standard H24...). Vous aurez à :
• Organiser, planifier et coordonner l’activité des trois unités du bureau, en vous appuyant sur leurs référents (standard préfecture, accueils/courrier/courriels,en préfecture et à la Cité administrative).
• Assurer, pour les accueils des sites distants, une coordination étroite avec les référents de proximité relevant du SGC.
• Piloter la relation multicanale à l’usager (accueil physique, téléphone, courrier, courriel, téléprocédures, internet).
• Garantir la fiabilité et la qualité des réponses apportées sur l’ensemble des supports de communication (site internet, SVI, supports d’information) et piloter la qualité de l’accueil (fiches de procédures, suivi des indicateurs, traitement des réclamations),
• Veiller à la sécurité de l’accueil physique et accompagner les agents dans les situations sensibles ou complexes.
• Contribuer à la professionnalisation des agents (posture, argumentation, expertise).
• Assurer l’administration des outils métiers (Maarch, SVE, RDV-préfecture, Must).

Le chef de bureau est également référent Quali-ATE (ministère de l’Intérieur) pour le module « relation à l’usager ».

En tant que référent(e) numérique, il/elle partage avec le référent de l’unité accueil-courrier : le recrutement des services civiques (5 sessions/an), leur tutorat et formation, l’information des MSAP et des mairies, ainsi que le traitement des sollicitations.

Il/elle pilote enfin la mise à jour et le suivi du plan de continuité d’activités (PCA) du SGCD, en lien avec les services. À ce titre, il/elle identifie les activités essentielles, actualise et diffuse les procédures, organise des exercices et intègre les retours d’expérience afin d’adapter le dispositif aux évolutions des risques et de l’organisation.

Votre environnement professionnel 

Activités et composition du service : Le secrétariat général commun départemental gère des fonctions mutualisées pour la préfecture de la Seine-Maritime et les directions départementales interministérielle ( DDETS, DDPP et DDTM). Le service des moyens généraux est composé de 60 agents répartis en 5 bureaux. Le bureau relations aux usagers garantit l’accueil et l’information du public sur tous les canaux, gère les réclamations et les supports d’information, et assure la continuité de la réponse téléphonique H24 ainsi que le courrier.

Liaisons hiérarchiques :
Le directeur du secrétariat général commun et son adjoint-e.
La cheffe du service des Moyens généraux et son adjoint-e

Liaisons fonctionnelles :
Les services de la préfecture, des DDI, du SGAR, les déléguées à l'appui et au pilotage des DDI et les agents.
Les us

Affectation/Localisation du poste :

Préfecture de la Seine-Maritime 

Ces missions s’exercent sur plusieurs sites :
- L’Hôtel-Dieu :
• l’unité du standard : 8 agents permanents standard H24 (4 agents en équipe jour dont un référent/ 4 agents en équipe nuit) + 1 agent sur les relations usagers
• l’unité accueil/ courrier : un référent, 4 agents permanents, 2 agents en service civique affectés aux Points d’accueil numérique
- Sur la Cité administrative Saint Sever :
• l’unité accueil/ courrier/standard de la cité : 4 agents+ 1 agent de l’ARS en appui

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste transversal sur périmètre interministériel, nécessitant réactivité, discrétion, disponibilité.

Les missions induisent des compétences de management à distance.
Déplacements fréquents dans l’agglomération rouennaise et sur sites distants

Les missions sont exercées dans le respect des démarches qualité (Marianne, Quali-ATE...)

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d'évoluer vers d'autres emplois à responsabilité notamment d'encadrement d'équipes avec de fortes contraintes opérationnelles.

Qui contacter ? 

La cheffe du service Moyens généraux : Anne DIJON - 02 32 76 54 21 - anne.dijon@seine-maritime.gouv.fr

ou son adjointe Cécile CAPELLE – 02 32 76 51 65 - cecile.capelle@seine-maritime.gouv.fr

Le service recrutement : sgc-mobilité@seine-maritime.gouv.fr

Profil recherché :

Doté(e) de solides compétences managériales, le/la chef(fe) de bureau doit maîtriser l'organisation d'un environnement à fortes contraintes opérationnelles. Il/elle fait preuve de réactivité, de pédagogie et d’aisance relationnelle y compris en situations sensibles. Il/elle doit être en capacité de conduire des projets innovants et structurants et d'accompagner le changement.

Compétences requises :

• Techniques d’accueil, d’organisation - niveau maîtrise
• Avoir des compétences bureautique et outils collaboratifs - niveau maîtrise
• Savoir manager, encadrer une équipe - niveau maîtrise
• Savoir communiquer - niveau maîtrise
• Savoir rédiger - niveau maîtrise*
• Avoir le sens des relations humaines, sens de la pédagogie - niveau maîtrise
• Sens de l'organisation et capacité d'adaptation - niveau maîtrise
• Autonomie et sans de l'initiative - niveau maîtrise

Compétences à acquérir :

• Connaissance de l'environnement professionnel - niveau maîtrise

Modalités de candidature :

Toute candidature incomplète ou envoyée par mail ne pourra être traitée.

Pour déposer votre candidature :
- Cliquer sur l’onglet POSTULER SUR LE SITE EMPLOYEUR en haut de page qui vous redirigera vers un espace candidat
- Déposer CV et lettre de motivation
- Pour les titulaires : télécharger et compléter le formulaire de demande de mobilité qui doit IMPERATIVEMENT être complété et signé par votre administration d'origine. Le document est disponible à cette adresse internet : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Environnement professionnel et avantages :

En rejoignant le SGCD, les préfectures, sous préfectures ou DDI de la Seine-Maritime, vous mettez à contribution vos compétences au service de l’usager dans des domaines très variés.

Vous intégrez un collectif de travail qui oeuvre au déploiement des politiques publiques en département et/ou en région.

Nos atouts :
• Une organisation du travail qui permet de concilier vie professionnelle et vie privée
- Choix horaires entre 36h30 et 38h30 hebdomadaire (34 à 47 jours de congés annuels et RTT)
- Aide aux financements via des dispositifs sociaux
- Restauration sur place et espace de convivialité
• Un accompagnement à votre prise de poste grâce au tutorat et aux diverses formations
• Une mutuelle d’administration
• Le forfait mobilité durable
• La prise en char

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)