Groupe RIFSEEP : 2

Activités principales :

Contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique du bureau du courrier et des moyens :

1. Organise la gestion du courrier et de l'information (périmètre ATE)

- Gestion et optimisation des flux de courrier (tri, numérisation, affranchissement).

- Élaboration des tableaux de bord mensuels de l’activité et proposition d’actions d’amélioration.

- Coordination de la communication et de la diffusion documentaire auprès des collectivités, des maires et des EPCI du département.

- Organisation, sécurisation et suivi du courrier réservé du Préfet et du corps préfectoral.

- Élaboration des arrêtés au recueil des actes administratifs (RAA) du département.

- Pilotage opérationnel de la mission reprographie.

2. Anime la démarche qualité et l'optimisation des parcours usagers (Cadre Quali-ATE)

- Assure la coordination fonctionnelle avec les services en contact direct avec les usagers (notamment courrier, standard téléphonique, accueil) afin d’harmoniser les pratiques professionnelles.

- Veille à la cohérence des procédures, au partage régulier des informations utiles et à la fluidité des circuits d’information

- Participe activement à la préparation des audits Quali-ATE pour l’ensemble du service immobilier logistique.

3. Pilote la modernisation du parc automobile (80 véhicules)

- Gestion administrative, technique et financière du parc (entretien, CT, sinistres, renouvellement).

- Modernisation des outils de réservation et optimisation des taux d'utilisation.

- Mise en œuvre opérationnelle du plan d’électrification des véhicules de l’État.

- Contribution active au projet de mutualisation des parcs automobiles interministériels.

De façon générale, le ou la Chef(fe) de bureau assurera :

- Le management de proximité de l’équipe et l'accompagnement au changement des collaborateurs.

- Le pilotage budgétaire, le suivi des indicateurs de performance et des statistiques du bureau.

- Le portage de projets transversaux de transformation des procédures et de modernisation du bureau

- La mise en œuvre du plan d’action Climat et Biodiversité dans le domaine des mobilités durables.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Astreintes

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Votre environnement professionnel :

Le secrétariat général commun départemental est chargé d’apporter un appui au pilotage et d’assurer la gestion des missions et fonctions support pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre de contrats de service.

Activités du service :

Le service de l’immobilier et de la logistique regroupe deux bureaux : le Bureau des Travaux et de la Maintenance, chargé des travaux, interventions correctives, maintenance, contrôles réglementaires, sécurité incendie‑sûreté, logistique et opérations immobilières, et le Bureau du Courrier et des Moyens, en charge du courrier, de la reprographie, du parc automobile et de la relation à l’usager.

Composition et effectifs du service :

Le service de l’immobilier et de la logistique du SGCD est composé de 18 agents.

Liaisons hiérarchiques :

Brice MAGRO Chef du service immobilier et logistique au SGCD 31

Liaisons fonctionnelles :

Services de la préfecture et des directions départementales interministérielles

• Compétences managériales : encadrement d’équipe, organisation de l’activité, conduite du changement

• Maîtrise des procédures, des outils de pilotage et des règles juridiques liées au courrier, aux actes et aux obligations réglementaires

• Capacité à travailler avec plusieurs bureaux, harmoniser les pratiques et faire circuler l’information

• Esprit d’équipe, discrétion et sens du service public

Vos compétences principales mises en œuvre :

 
Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise

Savoir rédiger : niveau maîtrise

Savoir-être :

Savoir s'adapter : niveau maîtrise

Savoir communiquer : niveau maîtrise

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise

Savoir accueillir : niveau maîtrise

Emploi fonctionnel :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPLOG002

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf
Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : LOG001A

ATTENTION pour être recevable toute candidature doit être déposée en ligne sur le site "Choisir le service public" ou "MobMI".

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Informations complémentaires :

Au sein du Service de l’Immobilier et de la Logistique, vous contribuerez au bon fonctionnement des bâtiments et des activités supports : travaux et maintenance, gestion des installations de sécurité, logistique événementielle, gestion du courrier, parc automobile et suivi des opérations immobilières. Vous intégrerez un environnement professionnel structuré, au sein d’une équipe pluridisciplinaire engagée au service de l’intérêt général. L’organisation du service est susceptible d’évoluer avec l’intégration de nouvelles missions.

Vous aurez accès au restaurant inter administratif avec participation de l’employeur au financement des repas, une prise en charge des frais de transport à hauteur de 75 %, une mutuelle d’établissement ainsi que des prestations

Qui contacter :

Brice MAGRO Chef du service immobilier et logistique au SGCD 31 (07.85.18.43.44 - brice.magro@haute-garonne.gouv.fr)

En copie : sgc-recrutement-mobilite@haute-garonne.gouv.fr

Fondement 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.