Chef(fe) du secrétariat particulier de la préfète

Groupe RIFSEEP : 1


Vos activités principales :


Vous êtes l’interlocuteur(trice) direct(e) de la préfète et garantissez la fluidité de son agenda, la préparation des dossiers et la coordination quotidienne avec les services et partenaires. Vous assurez notamment les tâches suivantes :


1/ Animer la mission d’assistance auprès de la préfète et de la directrice de cabinet :
- gérer l’agenda de la préfète (déplacements, réunions, rdv…)
- organiser les déplacements de la préfète (chauffeur, réservations, missions…)
- veiller au suivi du budget de la préfète (frais de représentation et de fonctionnement) par le personnel de résidence et l’assistante de la directrice de cabinet


- accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs)
- traiter le courrier, les courriels et les communications
- rédiger et mettre en forme courriers, réponses aux invitations et documents
- mettre à jour des fichiers de contacts, suivre des dossiers ponctuels…


- planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, etc. : constitution des journaliers et dossiers ; gestion des parapheurs et dossiers transmis par les services ; réservation des salles...


- suppléer l’assistante de la directrice de cabinet pour le suivi des permanences et des congés du corps préfectoral et des chefs de service de l’État
- intérim de l’assistante de la directrice de cabinet lors de son absence


2/ Suivre les évènements à la résidence


- faire le lien avec le personnel de la résidence préfectorale sur l’organisation des repas officiels, réceptions et cérémonies diverses
- s’assurer du respect du protocole lors de ces repas officiels, réceptions et cérémonies diverses : élaboration des cartons d’invitation, plans de table et menus


Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE.


Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jour de RTT. Les horaires flexibles vous permettront d’ajuster votre vie professionnelle à votre vie personnelle.


Les petits + de votre environnement de travail :
- une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes,
- une organisation flexible.





Votre environnement professionnel :


Activités du service
Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence / Secrétariat particulier de la préfète
La préfecture, « maison de l’État » dans le département est le siège de la représentation territoriale de l’État. La préfète représente l’État et le Gouvernement dans le département.
Mission d’assistance auprès de la préfète, de la directrice de cabinet et de l’ensemble de l’équipe de direction.


Composition et effectifs du service
Deux agents rattachés à la mission de secrétariat particulier : l’assistante de la préfète et l’assistante de la directrice de cabine

Liaisons hiérarchiques

Préfète

Liaisons fonctionnelles

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Sens de l’organisation, réactivité constante, discrétion absolue, grande polyvalence et excellentes qualités relationnelles sont indispensables à ce poste, véritable vitrine de la préfecture en contact direct avec les élus, les usagers et les partenaires.

Qui contacter ?

Pour obtenir des informations sur la procédure de recrutement: sgc-recrutement@alpes-de-haute-provence.gouv.fr

Pour obtenir des informations sur le poste :

Cathy ISNARD-THIEME

04 92 36 72 01

pref-secretariat-prefet@alpes-de-haute-provence.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- CV et lettre de motivation dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire)

- Formulaire unique de demande de mobilité/recrutement pour les agents fonctionnaires avec avis hiérarchique obligatoire, disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Vos compétences principales mises en œuvre :

1- Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau expert requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables

niveau pratique requis

2- Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser

niveau expert requis

Savoir rédiger

niveau maîtrise requis

3- Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau expert requis

savoir s'adapter

niveau maîtrise requis

savoir accueillir

niveau maîtrise requis

Vos perspectives : Ce poste offre une vision globale de l’action des services de l’État dans le département et de la mise en œuvre de l’ensemble des politiques publiques.

L’expérience qu’il confère et la réactivité qu’il implique permettront une adaptation aisée dans tout autre poste de catégorie B et surtout faciliteront une progression de carrière vers de plus grandes responsabilités.

Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence -

Secrétariat particulier de la préfète et de la directrice de cabinet

8 rue du docteur Romieu

04000 Digne-les-Bains

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ADM004A

Si plusieurs emplois type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :ADM005A

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2 :

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)