Emploi type : Responsable de l’accueil général - USA001A

RIME : FP2USA03

RMFP : ERUSA001

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Le responsable du pôle "accueil général" et du point numérique assure la gestion et l’organisation des missions liées à l’accueil du public et à la médiation numérique au sein de la Préfecture.

En tant que responsable du pôle accueil général :
- encadrement et gestion de l’équipe de l’accueil : superviser l’équipe et assurer l’intégration et le tutorat, notamment des volontaires en service civique ;
- assurer, en collaboration avec le chef de bureau, le recrutement des agents et des services civiques du pôle ;
- gestion et amélioration de la qualité de l’accueil : contribuer à l’amélioration continue de la qualité de l’accueil du public ;
- pilotage de la communication et de l’information interne à destination du public : assurer la gestion de la signalétique et la mise à jour des écrans d’information, mettre à jour les outils d’information ;
- orienter et prendre en charge les usagers de la préfecture ;
- assurer la gestion du PAN : notamment des demandes d’usagers de France Titres et du SIA.

En tant que référent numérique départemental :
- répondre aux sollicitations des EFS sur Administration+ ;
- former les médiateurs numériques aux téléprocédures et à l’accueil des usagers ;
- identifier et assurer la promotion de l’offre numérique sur le département ;
- formation des agents des EFS sur sollicitation du CNFPT.

• Activité du service

Le Secrétariat général commun départemental est un service de l'Etat déconcentré en charge des fonctions support de la préfecture du Bas-Rhin et des trois directions départementales interministérielles (des territoires, de la protection des populations et de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités). Les missions du SGC couvrent l’ensemble des fonctions RH, informatiques, comptables, logistiques, immobilières, ainsi que de relations au public. Ces missions constituent le socle du fonctionnement des services dont le périmètre servi atteint le millier d’agents sur des implantations multiples : préfecture, hôtel du préfet, sous préfectures, cité administrative et autres sites externes.

Le SAIA du secrétariat général commun départemental du Bas-Rhin élabore et met en œuvre les stratégies permettant d’assurer l’adaptation du bâti aux besoins des services et à leurs évolutions, assure la sécurisation des sites, préserve la valeur technique et économique du patrimoine immobilier de l’État, pilote les opérations immobilières sur les plans administratif, financier, technique et environnemental, et assure la relations à l’usager au travers de tous les types d’accueil.

Bureau de l'accueil : regroupe l'ensemble des missions en relation avec les usagers : accueil, courrier et standard. Dans une démarche d'amélioration constante du service, il accompagne l'usager dans certaines démarches, l'oriente vers la structure compétente.

Composition et effectifs du service

Bureau de l'accueil – 22 agents – 1 attaché (A), 1 secrétaire administratif (B), 2 techniciens SIC (B), 14 adjoints administratifs et techniques (C) et 5 services civiques
Le pôle de l’accueil est composée du coordinateur, de 2 agents contractuels et de 5 volontaires du service civique pour l’appui des visiteurs aux téléprocédures.

Liaisons hiérarchiques
Chef du bureau de l'accueil n+1

Chef de service SAIA n+2

Directrice du secrétariat général commun départemental du Bas-Rhin n+3

Secrétaire général de la préfecture du Bas-Rhin n+4

Liaisons fonctionnelles
Services du périmètre SGCD, usagers

Directions de la préfecture (notamment migrations et intégration, collectivités locales)

ANTS, EFS

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Présence obligatoire aux horaires d’ouverture de la préfecture : 8h30 – 12h00 / 13h00 – 15h30 tous les jours sauf le jeudi 8h30 – 12h00

NBI de 10 points sur le poste

NB : La présente fiche de poste est susceptible d’évolution

Qui contacter :

Cheffe du bureau de l’accueil – Emeline DOLLARD

emeline.dollard@bas-rhin.gouv.fr / 03 88 21 64 19

Chef du service des affaires immobilières et de l’accueil

julien.cayla@bas-rhin.gouv.fr / 03 88 21 64 20

Vos perspectives :

Poste d’encadrement ou de conduite de projet

Localisation administrative et géographique / Affectation

Préfecture du Bas-Rhin

5, place de la République 67073 STRASBOURG

Secrétariat général commun départemental du Bas-Rhin

Service des affaires immobilières et de l'accueil

Bureau de l'accueil - Pôle accueil

Titre III du Livre III du Code Général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les articles sur lesquels s'appuie le recrutement sur contrat : 2° de l'article L332-2.