Secrétaire administratif

GROUPE RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

Sous l’autorité de la cheffe du cabinet, de son adjointe et de la responsable du pôle des moyens mutualisés (PMM), le titulaire du poste exerce des fonctions très variées au sein du cabinet du secrétaire général (SG) dans les domaines budgétaire, logistique et événementiel.

Compte tenu de ses missions transversales, le titulaire du poste constitue un pilier indispensable au bon fonctionnement du cabinet du SG. En effet, la diversité de ses compétences en fait un interlocuteur privilégié et une ressource incontournable au bon déroulement des activités du service.

En lien direct avec la responsable du pôle, le titulaire du poste exerce les missions suivantes :

- participation à la gestion du budget du cabinet du SG et de ses services rattachés : il participe à la mise en place et au suivi des différents budgets ainsi qu’au suivi de la consommation des crédits budgétaires. En lien avec les fournisseurs et la DEPAFI, il demande des devis, passe des commandes et procède à la mise en paiement des factures. Il participe également à la préparation des dialogues de gestion (en fin d’année). Il gère les déplacements et les états de frais (transport et hôtellerie avec établissement d’ordres de mission), en lien avec les missionnés et les voyagistes. Dans le cadre de ces missions, il est amené à utiliser chorus formulaire, chorus DT et chorus cœur.

 - au titre de la logistique, il est notamment chargé de centraliser les besoins en équipements du cabinet du SG et de ses services rattachés (mobilier, téléphonie, informatique…), d’établir des commandes, de suivre les livraisons, de tenir les inventaires et de gérer le parc informatique.

- il participe également à la préparation et à l’organisation de la tenue d’événements (de la demande de devis à la tenue de l’événement) : séminaires, déjeuners de travail, cérémonies, visites extérieures…

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPGBF004

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : GBF002A

Code fiche de l’emploi type 2 (RMFP) : FPLOG005

Code fiche de l’emploi type 2 (REMI) : LOG002A

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresses :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire habituel, 38 heures hebdomadaires, générant 15 jours d’ARTT (journée de solidarité décomptée). Il peut y avoir des horaires atypiques très ponctuellement lors de l’organisation de séminaires ou de manifestations ponctuelles (tôt le matin ou tard le soir).

Pic d’activités selon le calendrier budgétaire et l’agenda du cabinet du SG.

Savoir s’organiser et s’adapter, travailler en équipe et dans l’urgence.

Discrétion et disponibilité.

Vos perspectives

Ce poste polyvalent et aux thématiques transversales vous permettra d’accéder à des responsabilités supérieures.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

 Votre environnement professionnel

·    Activités du service

Le cabinet du secrétaire général du ministère de l’intérieur est composé d’une direction de cabinet, de la chefferie de cabinet et de la mission innovation, simplification et transformation (MIST).

Le cabinet assure une fonction de coordination de l’activité des directions placées sous l’autorité du secrétaire général et de gestion des dossiers transversaux. Il assure les relations avec le cabinet du ministre, les directions et autres services du ministère.

Il est chargé de la gestion administrative de l’ensemble des personnels affectés au cabinet du secrétaire général, ainsi que du suivi des budgets.

Le cabinet du secrétaire général entretient également des contacts privilégiés avec le réseau des préfectures (point d’entrée du secrétariat général).

Il est chargé du suivi des décorations (Légion d’honneur, ordre national du Mérite et ordres ministériels) et assure une fonction de conseil auprès des préfectures en matière de protocole.

Il assure enfin le pilotage et la coordination des dispositifs de sûreté et de sécurité dans les sites d’administration centrale du ministère.

·   Composition et effectifs du service

Le cabinet du secrétaire général est composé de 20 agents. Il est dirigé par une directrice de cabinet et son adjoint. La cheffe de cabinet est assistée d’une adjointe (attachée principale).

·    Liaisons hiérarchiques

La cheffe de cabinet et son adjointe, la responsable du pôle des moyens mutualisés

·     Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des structures rattachées au secrétaire général ainsi que l’ensemble des directions support du ministère de l’intérieur, notamment la DEPAFI, la DRH et la DTNUM.

Vos compétences principales mises en œuvre

 
Connaissances techniques

Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau maîtrise – à acquérir.

Avoir des compétences en informatique – bureautique niveau maîtrise - requis

Connaître l’environnement professionnel - niveau maîtrise– à acquérir.

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise – requis 

Savoir s’organiser niveau maîtrise – requis

Savoir analyser niveau maîtrise – requis  

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise – requis

Savoir accueillir niveau maîtrise –requis

Savoir s’adapter niveau maîtrise – requis

 Autres : appétences pour les données chiffrées et bonne connaissance des tableurs. Une bonne connaissance de Chorus sera un plus.

Qui contacter ?

La cheffe de cabinet :

Valentine HEMARD

Tél : 01 49 27 34 60   Mail : valentine.hemard@interieur.gouv.fr

La cheffe de cabinet adjointe :

Anne CALON

Tél : 01 49 27 30 21   Mail : anne.calon@interieur.gouv.fr

La responsable du pôle des moyens mutualisés :

Florence CARIOU-LAVANDIER

Tél : 01 49 27 43 05   Mail : florence.cariou-lavandier@interieur.gouv.fr

2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique