Sous l’autorité du chef du bureau du cabinet, de son adjoint et du chef de la section finances, déplacements, logistique, le titulaire du poste se voit confier les missions suivantes :

1) Participation à la gestion du budget et de la comptabilité :

- constitution des divers dossiers de la commande publique (Chorus Formulaires, Chorus, Régie d’avances et de recettes, cartes d’achat…)

- constitution des dossiers de paiement (établissement de diverses pièces justificatives : certificats administratifs, attestations…)

          - actualisation des tableaux de suivi (Excel)

2) participation à la gestion opérationnelle et comptable des déplacements :

- constitution des dossiers de voyage (transport, hôtellerie, établissement d'ordres de mission...) en lien avec les voyagistes

- établissement des états de frais et constitution des dossier de paiement

- actualisation des tableaux de suivi Excel

3) participation à la gestion des achats :

- établissement de devis

- gestion des stocks (Excel)

- contacts avec les fournisseurs

4) procéder à des restitutions financières et budgétaires à partir de Chorus et Excel

5) participation à la gestion de la logistique

6) participation à l'organisation du pool chauffeurs :

- établissement des plannings

- régulation des courses

- vérifications relatives à l'entretien des véhicules, tenue des carnets de bord...

Pics d’activités selon l’agenda du ministre chargé des outre-mer et selon le calendrier budgétaire

Appétence pour les données chiffrées

Bonne connaissance d'Excel

Formations sur Chorus à prévoir

Savoir s'organiser et travailler en équipe et dans l'urgence

Groupe RIFSEEP : 2

Votre environnement professionnel :

·         Activités du service

Le cabinet du ministre chargé des outre-mer a pour rôle essentiel la mise en œuvre de la politique outre-mer. Le bureau du cabinet est l’organe administratif, logistique et financier du cabinet du ministre chargé des outre-mer. Il apporte son soutien à son fonctionnement en assurant notamment le traitement des textes et des questions écrites ainsi que l’instruction des dossiers des promotions annuelles des ordres nationaux.

·         Composition et effectifs du service

Le bureau du cabinet est composé d’un chef du bureau du cabinet, d’un adjoint et de cinq chefs de section.

·         Liaisons hiérarchiques

Le chef de la section finances

Le chef du bureau du cabinet et son adjoint

Le chef de cabinet

·         Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des conseillers du ministre, la direction générale des outre-mer, le secrétariat général du ministère de l'intérieur et les bureaux du cabinet des autres ministères.

Article L332-7