Au sein du Bureau « relations aux usagers » du SGC, gère le courrier de la Préfecture et des Directions Départementales Interministérielles à l’arrivée et au départ sous forme papier et dématérialisée :

• Courrier arrivée :

- accuse réception des courriers recommandés déposés par La Poste (le matin) et des plis acheminés par coursier;

- réceptionne, trie, classe le courrier simple ;

- organise, distribue, transmet le courrier (en cas d’absence simultanée des 2 autres agents);

- enregistre courriers et courriels, y compris sur logiciel spécialisé, selon un périmètre défini ;

- traitement des boîtes fonctionnelles,

- veille, gère et oriente les courriels arrivant dans MAARCH vers les boîtes fonctionnelles des services concernés.

• Courrier réservé :

- identifie, oriente et prépare le courrier réservé ;

- enregistre le courrier réservé dans MAARCH.

• Élabore et publie le recueil des actes administratifs hebdomadaire le mercredi et le cas échéant supplémentaires sur demande ;

• Parapheurs :

- assure le suivi des parapheurs des services préfectoraux et des DDI ;

- enregistre, copie et classe les arrêtés de retour de signature.

• Actualise la rubrique courrier sur l’intranet

• Actualise la documentation interne (fiches de procédures...)

• Courrier départ :

- prépare le courrier au départ et l’expédition en cas d’absence de l’agent en charge de la mission ;

- assure le suivi et le contrôle des frais d'affranchissement courrier par direction en lien avec le pôle « Budget Immobilier Achat » du SGC

• Statistiques :

- recense et réalise les reportings mensuels sur l’activité courrier et accueil, pour le compte de la préfecture et des DDI (suivi des affranchissements, volume courrier entrant, réservé)

• Réservation des salles :

- administre le logiciel de réservation des salles (création des comptes, gestion des réservations sensibles, accompagnement des utilisateurs)

Personnes à contacter :
Mélanie VILLEDIEU, cheffe du bureau « relations aux usagers » 04.73.98.61.71

 
RIFSEEP : groupe 2

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Horaires à adapter aux nécessités de service

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/niveau maîtrise/à acquerir

Avoir des compétences en informatique/niveau pratique/requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables/niveau initié/requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/à acquérir

Savoir analyser/niveau maîtrise/requis

Savoir s'organiser/niveau pratique/requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise/requis

Savoir accueillir/niveau maîtrise/requis

Savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis

Savoir communiquer/niveau pratique/requis

Aides à l'installation

Pour les fonctionnaires désirant rejoindre le département du Puy-de-dôme, une convention signée avec MANPOWER permet au conjoint ou aux enfants de rechercher un emploi.

Une autre convention permet, sous condition de disponibilité, d'obtenir un logement temporaire, le temps de rechercher un logement pérenne.

Demandez plus de précisions lors de votre contact avec la personne en charge du recrutement.

Personnes à contacter pour le poste

Mélanie VILLEDIEU, cheffe du bureau « relations aux usagers », 04.73.98.61.71

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2