Sous la responsabilité du chef du pôle des affaires générales, le (la) titulaire du poste aura pour mission principale, la gestion :

 - des missions et déplacements des agents de la direction :

- préparation des déplacements des agents dans l’application CHORUS-DT :

- création des ordres de missions et des états de frais de déplacements dans Chorus DT

- procéder à la réservation des moyens de transport (avion, train, véhicule …) et des dispositifs d’hébergement au profit des agents dans le respect de la politique de voyage du ministère,

- Assurer le suivi des missions et des états de frais : contrôle de régularité et de conformité

- Veiller à la qualité des dossiers, au remboursement et à la régularisation des frais des missionnés le cas échéant

- Assistance, informations et conseils auprès des missionnés dans la préparation de leurs déplacements professionnels

- Relation/Interaction avec l’agence de voyage

- Classement et archivage des pièces administratives

- Volet logistique et budgétaire :

 - Gestion de la flotte de téléphonie mobile

- Gestion des télécopieurs

- Aide au suivi budgétaire sur CHORUS-DT

- Création des demandes d’achats dans CHORUS Formulaire et gestion du stock de fournitures

 - Secrétariat :

 - Gestion du courrier arrivée et départ avec l’obligation d’utilisation du logiciel prévu à cet effet (ELISE) puis MAARCH

- Accueil des nouveaux arrivants en collaboration avec le responsable RH, budget logistique – appui dans la gestion des outils bureautiques, numériques et informatiques

- Accueil logistique des invités

- Veille au respect par les agents des règles administratives du ministère.

 - Opérateur d’Autorité d’Enregistrement Local AEL (Carte agent) :

- Commande et renouvellement des cartes agents, renouvellement des certificats

- Référent CASPER

- Référent CHORUS-DT

Ce poste requiert :

- un intérêt certain pour la fonction d’assistanat

- un parfait sens des relations humaines

- une grande rigueur dans le suivi des dépenses de déplacements

- disponibilité, méthode, analyse, rigueur, autonomie, sens de l’initiative,

- aptitude au travail en équipe

- une très bonne connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, libre office Calc, PowerPoint)

- adaptabilité dans l’utilisation des systèmes d’information

Article 2° de l’article L332-2