Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

I. Pilotage du pôle financier

L’IHEMI dépend pour l’aspect financier de la DEPAFI, responsable du programme. Le/la SGA sera en lien étroit avec les services compétents de la DEPAFI pour le pilotage de proximité du budget, des recettes et de la comptabilité, et préparera les échéances du dialogue budgétaire.

Organisation et gestion des dépenses :

- Rationalisation des procédures de travail de l’équipe et mise au point d’outils de suivi clairs

- Supervision des saisies des achats y/c des prestations intellectuelles en lien avec les marchés du MI

- Validation des services faits et mise en paiement

Organisation et gestion des recettes :

- Normalisation des conventions de tout l’Institut sur le plan administratif et financier (formation)

- Animation de la relation avec les services signataires des conventions (dits clients)

- Organisation de la mise en paiement des prestataires

Participation à la gestion budgétaire (1,9 M€) et au dialogue de gestion :

- Suivi de la consommation budgétaire (dépenses) analytique - par direction et par département

- Suivi de la perception des recettes (1,33 M€)

- Réalisation des synthèses mensuelles et analyse de la soutenabilité budgétaire de l’Institut

- Participation aux réunions avec les services financiers centraux

- Préparation des échéances liées au dialogue de gestion

- Appui à la Secrétaire générale dans le management des personnels du pôle finances

II. Gestion RH

L’IHEMI dépend pour la GRH de plusieurs services – la DRH ministérielle pour les personnels administratifs, fonctionnaires et contractuels sous-programme 216 et les alternants, la DMATES pour les hauts fonctionnaires, la DRHFS pour les personnels police, la DRHGN pour les gendarmes. La gestion RH consiste principalement au traitement des actes de gestion courants, en lien avec la SG et les directions dont relèvent les personnels, dans le respect des techniques, des règles et procédures applicables dans la fonction publique d’Etat. Le/la SGA épaule la SG dans la gestion des RH de proximité c’est-à-dire :
- Assure la fonction de correspondant RH avec les services d’administration centrale de la DRH
- Collecte et contrôle les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion RH (mobilité, recrutement, évaluation) et procède aux opérations de saisie des informations dans les applications nationales
- bVeille au respect des échéances annuelles
- Assure la fonction d’administrateur CASPER pour tout le service

III. Remplacement du secrétariat général lors des congés ou déplacements

Le ou la SGA représente la SG lors de l’absence de celle-ci

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Travail en étroite collaboration avec la Secrétaire générale et les agents du pôle administratif et financier (4 agents)

- Horaires parfois variables en semaine, sans régime d’astreinte,

Activités du service

L’IHEMI est un service à compétence nationale dont l’engagement est triple : l’institut offre des formations de haut niveau à des dirigeants éminents des secteurs public et privé, mène des travaux de recherche pour accroître la connaissance publique, et garantit la diffusion de ces études par le biais de conférences et de revues spécialisées. L’IHEMI accueille 3000 auditeurs par an.
L’IHEMI est notamment chargé de :
Former des hauts responsables des secteurs privé et public, notamment issus du ministère de l’Intérieur et des Outre-mer. Ces formations leur offrent la possibilité d'acquérir des connaissances et des compétences en matière d’administration territoriale, de sécurité intérieure et de gestion des crises ;
Assurer une mission de veille, de prospective et d'analyse stratégique afin de préparer les ministères et leurs hauts responsables aux enjeux et crises de demain ;
Favoriser des projets de recherches universitaires, de coopérations pédagogiques et scientifiques en France, en Europe et à l'international tout en diffusant ces connaissances au travers de revues, de rapports, de colloques et de journées d’études.

- Maîtrise des logiciels de gestion financière et comptable, et de Excel

- Maitrise de CHORUS, CHORUS Formulaire, CHORUS DT.

Activités complémentaires de suivi

Suivi administratif des démarches Qualité – QUALLIOPI, égalité, inclusion, RCNP etc.
Suivi des relations avec France Travail au bénéfice des auditeurs inscrits à l’IHEMI par FT
Suivi des relations avec la DGCL pour confirmer l’habilitation à recevoir des élus en formation
Certificat des services faits auprès des Opérateurs des Compétences (OPCO) pour la facturation des formations aux entreprises et organismes privés
Certificat des services faits auprès de la caisse des dépôts pour les auditeurs utilisant leur CPF

Composition et effectifs du service
1 directeur, 1 adjointe au directeur, 1 secrétariat général, 4 directions (direction des hautes études, direction des risques, de l’intelligence économique et de la réflexion stratégique, direction de la communication et du rayonnement internationale et direction de la recherche et de la valorisation). 50 ETP, 13 stagiaires, 14 apprentis.
Composition du pôle financier
1 agent de catégorie B / 2 gestionnaires de recettes (catégorie B et C) / 1 gestionnaire des dépenses, chargé du suivi l’exécution budgétaire (catégorie B)

Qui contacter ?

La secrétaire générale de l’IHEMI : beatrice.gauthier@interieur.gouv.fr avec copie à la direction de l’IHEMI : directeur : christophe.soullez@interieur.gouv.fr / adjointe : violaine.ricard@interieur.gouv.fr

article L332-2-2ème