Informations générales
Date limite de candidature
31/12/2024
Description du poste
Versant
Fonction publique d'Etat
Catégorie
Catégorie C (employé)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Domaine et métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Type de poste
Administratif
Statut du poste
Vacant
Intitulé du poste
PREF 02 - Secrétaire particulier(e) du Sous-Préfet de Soissons
Description du poste
Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Traite les contacts du Sous-Préfet :
- Assure l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du sous-préfet, filtrage des interlocuteurs ;
- Planifie, organise, et assure la gestion de l'agenda, le suivi des réunions et des déplacements ;
- Anime la réunion agenda hebdomadaire et participe aux réunions d’encadrement ;
- Coordonne la gestion matérielle des réunions à la Sous-préfecture ;
- Suit le budget de la Sous-Préfecture (préparation et exécution – commandes de matériels et de fournitures) ;
- Met en forme et rédige les courriers et constitue des dossiers administratifs des réunions en lien avec le secrétaire général ou les chefs de pôle ;
- Préparer les visites et les évènements du sous-préfet, en lien avec le secrétaire général et les chefs de pôle ;
- Traite des dossiers ponctuels, et assure le suivi d'affaires réservées, ainsi que les invitations et repas, cocktails, …
Accompagner le Sous-préfet sur les missions départementales :
- Les dossiers relatifs à la Cité internationale de la langue française (CILF)
- La mission référente handicap / inclusion
Référent archives :
veille à l’application de la réglementation et des bonnes pratiques au sein des différents pôles de la Sous-préfecture / fournit aide & conseils auprès des agents sur les méthodes à appliquer pour gérer les archives / centralise les demandes des agents de tous les services (en lien avec les Archives départementales pour le traitement des questions d’archivage).
Comme l’ensemble des agents de la Sous-préfecture de Soissons, contribution au respect des engagements de service Quali-ATE.
Votre environnement professionnel :
Activités du service
La sous-préfecture regroupe l’ensemble des missions inhérentes à l’administration territoriale de l’État et aborde les domaines suivants : représentation de l’État et sécurité publique ; réglementation générale ; réglementation des collectivités territoriales ; politiques publiques (emploi et développement économique, environnement, cohésion sociale, aménagement du territoire) ; fonctions logistiques (suivi du budget de fonctionnement)
Composition et effectifs du service
16 agents au sein de la Sous-préfecture de Soissons
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfet de l’arrondissement de Soissons
Liaisons fonctionnelles
Relations quotidiennes avec les élus de l’arrondissement et les services administratifs des collectivités territoriales
Travail en relation avec les services de la Préfecture, les services déconcentrés de l’État
Contact avec les chefs d’entreprise et les usagers du service public
Conditions particulières d'exercice
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Obligation de discrétion, de confidentialité et de loyauté
Disponibilité, contraintes horaires ponctuelles
Capacité d’organisation liées aux interruptions fréquentes (téléphone, public, demande du sous-préfet)
Multiplicité et diversité des sujets traités qui rendent le poste motivant et attractif
Relations humaines multiples
Acquisition de connaissances au quotidien sur de multiples sujets
Qui contacter ?
Florian JAUNY, Secrétaire général de la Sous-préfecture : 03 60 09 80 02
Arnaud KUPR, Secrétaire général adjoint de la Sous-préfecture : 03 60 09 80 14
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf
Descriptif du profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique / requis
- Avoir des compétences juridiques
niveau initié / à acquérir
- Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau pratique / à acquérir
Savoir-faire
- Savoir s’organiser
niveau maîtrise / requis
- Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise / requis
- Savoir rédiger
niveau maîtrise / requis
Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise/ requis
- Savoir communiquer
niveau maîtrise / requis
- savoir s'exprimer oralement
niveau maîtrise / requis
Vos perspectives :
Une expérience sur ce poste permet de préparer les concours d’entrée dans la fonction publique ou de postuler sur des emplois de secrétariat de direction dans une entreprise privée ou une collectivité territoriale.
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans
Temps plein
Oui
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Localisation administrative et géographique / Affectation :
Sous-préfecture de Soissons
2 rue Saint Jean 02200 Soissons
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : USA002A
Fondement juridique du recrutement
2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)
Télétravail possible
Oui
Management
Non
Localisation du poste
Localisation du poste
Europe, France, Hauts-de-France, Aisne (02)
Lieu d'affectation
Sous-préfecture de Soissons
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
Sous-préfecture (02)
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
01/09/2024
Personne à contacter (mail)
sgc-rh@aisne.gouv.fr