Activités principales

Sous l’autorité du directeur de cabinet, du chef de bureau de la représentation de l’État et en lien avec l'agent responsable du pôle « interventions/distinctions » l’agent chargé des interventions instruit plusieurs catégories de dossiers en provenance de nombreux services de l’État, notamment de la Présidence de la République, ainsi que des ministères et des administrations centrales.

Le chargé des interventions réceptionne également des demandes de la part des parlementaires, des élus locaux et des particuliers.

L’instruction de ces dossiers implique une rigueur et une bonne organisation pour le/la chargé(e) des interventions. Le dossier ou requête doit être enregistré (réseau informatique et application d’enregistrement de courrier spécifique : « maarch courrier »), et analysé avant d’établir la lettre d’attente à l’aide de modèles pré-établis. La saisine (obtention d’éléments de réponse) ou la transmission auprès du service compétent (services de l’État, collectivités territoriales….) sont ensuite effectuées soit par mail ou par courrier.

A réception des éléments de réponse, une réponse exhaustive est rédigée par l’agent puis signée par la hiérarchie.

La transmission auprès du service compétent implique un suivi pour la mise à jour du dossier : un calendrier pré-établi doit être respecté pour l’obtention de la copie de la réponse (envoi de courriels de relance), d’où une bonne organisation dans ce domaine.

Au regard de cette instruction, l’agent met à jour des tableaux de mise à jour exploités par la cellule régionale de la performance et veille au respect des délais de réponse.

En parallèle à cette mission principale, et pour développer la polyvalence au sein de l’équipe il peut également contribuer en tant que de besoin à renforcer l’agent chargé des distinctions honorifiques et/ou à l'agent responsable du pôle interventions/distinctions : demandes d’extrait de casier judiciaire (B2), saisie d’informations et insertion de documents sur l’application du Système d'Information des Distinctions Honorifiques, mise sous pli de diplômes et classement de dossiers.

Contribution, en tant que de besoin, au processus électoral, notamment des travaux de saisie et de vérification.

Plusieurs missions peuvent également être confiées à l’agent dans le cadre des activités du chargé du protocole notamment la préparation des dossiers pour le corps préfectoral, la tenue et mises à jour de tableaux lors d’invitations, des démarchages téléphoniques auprès de divers prestataires, des mises sous pli d’invitations ou des travaux de saisie.

Rigoureux, doté d’un bon sens de l’analyse, de rédaction et d’organisation, l’agent doit également maitriser le travail en équipe et avoir un bon sens des relations humaines.

Environnement professionnel

Activités du service :

 
Gestion des affaires politiques, des cérémonies et des visites officielles, des distinctions, des interventions et des affaires réservées pour le préfet de région Bourgogne Franche Comté, préfet du département de la Côte-d'Or.

Composition du service :

1 A Chef de cabinet

1 A Adjoint du chef de cabinet - chargé des affaires politiques

2 B Responsable du pôle interventions et distinctions honorifiques, chargé du protocole

2 C Chargés des interventions et des distinctions honorifiques

Liaisons hiérarchiques :

Responsable du pôle interventions et distinctions honorifiques

Chef du bureau de la représentation de l’état et son adjoint (en cas d'absence)

Directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles :

Afin de préparer les réponses aux interventions (des particuliers, de la société civile, des élus et grands élus), l’agent chargé des interventions est amené à solliciter l’ensemble des services déconcentrés de l’État ainsi que de nombreux opérateurs et collectivités.

Compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

- Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - requis

- Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau pratique - requis

- Avoir des compétences juridiques: niveau initié - à acquérir

Savoir-faire :

- Savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

- Savoir s’organiser : niveau pratique - requis

- Savoir analyser : niveau pratique - requis

- Travailler en équipe : / niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique - requis

- Savoir accueillir : niveau pratique - requis

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Vos perspectives :

L'agent chargé des interventions est amené à traiter des sujets extrêmement diversifiés en lien avec de nombreux services et partenaires. La connaissance approfondie de l'environnement professionnel qui en résulte est un facteur déterminant dans une perspective de concours interne. Par ailleurs, le développement du réseau professionnel que permet l'exercice de cette mission pourra aisément être mise en avant pour progresser et prétendre à des responsabilités plus importantes.

Pour postuler, voir les modalités de candidature dans l'onglet "Informations complémentaires" sur le site de l’employeur

Comment postuler?

Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement (espace candidat)

Le service recruteur doit être contacté (voir 2.)

1. Liste des pièces requises :

- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :

A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la FP ou non

(les non fonctionnaires sont concernés) :

Lien vers formulaire en vigueur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Conseils pour remplir votre formulaire :

Pour les fonctionnaires, merci de renseigner les encadrés suivants:

-situation personnelle

-situation administrative

-choix de postes: références précises (1 seul formulaire-5 vœux maximum)

-date + signature

-avis de l'autorité hiérarchique obligatoire pour tous

-avis RH obligatoire uniquement pour les agents n’appartenant pas au ministère de l'intérieur

Pour les non fonctionnaires (contractuels, secteur privé, sans-emploi, etc), merci de renseigner les encadrés suivants:

-situation personnelle

-situation professionnelle

-choix de postes: références précises (1 seul formulaire - 5 vœux maximum)

-date + signature

-le formulaire n'est pas à faire viser par votre éventuel employeur actuel

- CV + lettre de motivation

2. Contacts du service recruteur :

Chef de cabinet : Louis-Joseph VANDERSTUYF

Téléphone : 03 80 44 64 19

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

2° de l’article L332-2