Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- Assurer à titre principal le secrétariat de l’autorité préfectorale (agenda, accueil physique et téléphonique)

- Liens avec l’ensemble des secrétariats du corps préfectoral et la direction de la coordination des politiques publiques (DCPP) et des chefs de service ;

- Suivi des dossiers stratégiques et relance auprès des services en lien avec la DCPP ;

- Gestion de l’agenda et des déplacements (en lien avec le chauffeur) ;

- Organisation des déplacements (hors Bordeaux) : prise de billets de train et réservation d’hôtels (CHORUS DT)

- Organisation de réunions en lien avec les services de la préfecture, des directions départementales interministérielles et autres partenaires extérieurs ;

- Suivi et gestion de la boîte fonctionnelle du secrétariat : Traitement, diffusion et rédaction des courriels ;

- Suivi de dossiers, réservation de salles de réunion, organisation logistiques des visioconférences

- Gestion du budget de la résidence et des frais de déplacements

- Articulation interne à la préfecture (gestion des parapheurs)

- Mise à jour des listes de diffusion utiles ;

- Soutenir l’activité croissante de la DCPP ;

- Suivi des dossiers et de l’agenda pour la semaine N+1 en fin de semaine.

Compétences attendues :

 
- Bonne maîtrise de la rédaction administratives ;

- Bonne connaissance du fonctionnement de l’État territorial et des circuits décisionnels ;

- Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, agenda, outils de suivi) ;

- Capacité à gérer simultanément des dossiers.

Votre environnement professionnel :

Activité du service :

Le service du secrétariat a pour rôle d’apporter une assistance au secrétaire général dans le cadre de son activité quotidienne et de dresser les perspectives de son emploi du temps.

Composition et effectifs du service :

Une assistante (et une apprentie)

Liaisons hiérarchiques :

En lien direct avec le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles :

Administrations centrales, services de la préfecture, autres préfectures et sous-préfectures, collectivités territoriales (élus), tous services de l’État au niveau départemental, voir régional et services partenaires.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Les locaux sont accessibles en transport en commun et un parking vélo ou voiture est à disposition si besoin. Un restaurant administratif se situe dans le bâtiment et une crèche à proximité.

Vous êtes éligibles à l’action sociale du ministère de l’intérieur et de la fonction publique d’État qui ouvre droit en fonction de votre situation à des places en crèche, CESU, logement, etc.…

Qui contacter ?

Mme Béatrice CHEVALIER, directrice du SGCD, 05 56 90 61 93

Mme Maylis COMETS, cheffe du service des ressources humaines du SGCD, 05 56 90 60 78

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis 

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis 

Savoir rédiger : niveau pratique - à acquérir

Savoir-être :

Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis 

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis 

Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis 

Vos perspectives :

Acquisition d’une très bonne connaissance des missions des acteurs publics locaux, valorisable dans le cadre de concours ou sur des postes supérieurs.

Durée attendue sur le poste : 3 ANS

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de la Gironde / Secrétariat général

2, esplanade Charles-de-Gaulle – CS41397 – 33077 BORDEAUX CEDEX

Emploi fonctionnel (MI) :

Code fiche de l'emploi type 1 (MI) : ADM 004A

Emploi fonctionnel (RMFP) :

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPDIR038

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique