Responsable protocole, chancellerie et distinctions honorifiques

RIFSEEP : 3

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

La cheffe du bureau de la représentation de l’Etat : pauline.crevat@ille-et-vilaine.gouv.fr

La cheffe de cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr

Vos activités principales

Sous l’autorité de la cheffe du bureau de la représentation de l’État le titulaire du poste :

1 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle « Protocole, chancellerie et distinctions honorifiques » :

En matière de protocole :

coordination des actes préparatoires à la définition du calendrier annuel des cérémonies départementales en lien avec la ville de Rennes, l’ONACVG et l’OGZDS Ouest de calendrier des cérémonies départementales,
gestion, pour chaque cérémonie départementale, des actions relevant du Service du cabinet (invitations, plans de placement protocolaire...) et réalisation des tâches matérielles afférentes,
préparation des dossiers des membres du corps préfectoral assistant aux cérémonies départementales ou aux cérémonies municipales et associatives pour l’arrondissement de Rennes,
tenue de l’annuaire protocolaire départemental en lien avec la gestionnaire administrative du bureau.
En matière de chancellerie et distinctions honorifiques :

gestion des candidatures dans les ordres nationaux et les médailles ministérielles (prospection et rédaction de mémoires de proposition),
instruction des dossiers de médailles d’honneur et de distinctions honorifiques,
instruction des demandes d’honorariat,
organisation administrative et matérielle des cérémonies de remises d’insignes,

2 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle,

 
3 – organise, sous le pilotage de la cheffe de cabinet ou de son adjoint, les projets transversaux qui sont confiés au bureau,

4 – participe, autant que de besoin, au bon déroulement des déplacements officiels,

5 – assure l’encadrement de l’assistant chargé du protocole et de la chancellerie et garantit le suivi administratif de sa carrière.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Au regard du dimensionnement du bureau, la fonction nécessite adaptabilité, polyvalence ainsi qu’une forte capacité rédactionnelle (mémoires de proposition, note de synthèse) et organisationnelle.

 
Disponibilité et adaptabilité (cérémonies et déplacements officiels possibles en dehors des heures ouvrables), notamment participation aux cérémonies patriotiques du 8 mai, du 14 juillet (fêtée le 13 juillet en Ille-et-Vilaine) et du 11 novembre.

Connaissances techniques :

- avoir des compétences juridiques : niveau pratique - requis

- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis

- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise – requis

- savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

- avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - requis

- savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

- savoir appliquer la réglementation : niveau maîtrise – requis

- savoir manager : niveau maîtrise – requis

Savoir-être :

- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis

- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

- savoir communiquer : niveau pratique - requis

- savoir accueillir : niveau maîtrise – requis

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la Direction des sécurités.

Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication.

 
Composition et effectifs du service

6 cadres A – 1 cadre B – 8 cadres C

- Pôle secrétariat particulier : 3 agents

- Pôle conducteurs : 3 agents

- Pôle communication interministérielle : 3 agents

- Bureau de la représentation de l’État : 5 agents

 
Liaisons hiérarchiques

Cheffe de bureau, cheffe de cabinet adjoint, cheffe de cabinet

Liaisons fonctionnelles

Membres du corps préfectoral, élus, collectivités territoriales, services de la préfecture et des sous-préfectures, Directions départementales et régionales, forces de l’ordre et de secours, entreprises, chancellerie des ministères

Durée sur le poste : 3 ans

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.