PREF 83 - Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général

Détail de l'offre

Informations générales

Référence

BA083ATC-90532  

Date limite de candidature

31/12/2024

Description du poste

Versant

Fonction publique d'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Administratif

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

PREF 83 - Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général

Description du poste

Vos activités principales 

 

- Gérer l'agenda du secrétaire général ; 

- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ; 

- Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général) 

- Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ; 

- Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle, 

convocations logistiques, 

- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ; 

- Rédiger des notes et des courriers ; 

- Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et 

la prise en compte des dossiers sensibles 

- Gérer et suivre les différents budgets alloués (commandes de fournitures, frais de représentation 

et de résidence) 

- Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 

 

Polyvalence, autonomie et adaptabilité

Disponibilité, anticipation

Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion

Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation)

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

 


Avoir des compétences en informatique
-bureautique
/ niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis

 

Savoir-faire

 


Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger
/ niveau maîtrise - requis

Savoir analyser
/ niveau pratique - requis


Avoir l'esprit de synthèse
/ niveau pratique - requis

 

Savoir-être

 

 

Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir
/ niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - requis

Temps plein

Oui

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Groupe Rifseep : 1

Assistant(e) de direction/ ADM005A

Localisation : Préfecture du Var – Bd du 112ème Régiment d’Infanterie – CS 31209 - 83070 TOULON Cedex

Fondement juridique du recrutement

le fondement juridique : Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Provence-Cote d'Azur

Lieu d'affectation

Préfecture du Var, Toulon

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture du Var

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/07/2024

Personne à contacter (mail)

franck.mainas@var.gouv.fr; vanessa.gebellin@var.gouv.fr