Vos activités principales 

- Gérer l'agenda du secrétaire général ; 

- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ; 

- Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général) 

- Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ; 

- Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle, 

convocations logistiques, 

- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ; 

- Rédiger des notes et des courriers ; 

- Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et 

la prise en compte des dossiers sensibles 

- Gérer et suivre les différents budgets alloués (commandes de fournitures, frais de représentation 

et de résidence) 

- Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Polyvalence, autonomie et adaptabilité

Disponibilité, anticipation

Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion

Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique
-bureautique
/ niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger
/ niveau maîtrise - requis

Savoir analyser
/ niveau pratique - requis

Avoir l'esprit de synthèse
/ niveau pratique - requis

Savoir-être

Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir
/ niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter
/ niveau maîtrise - requis

Groupe Rifseep : 1

Assistant(e) de direction/ ADM005A

Localisation : Préfecture du Var – Bd du 112ème Régiment d’Infanterie – CS 31209 - 83070 TOULON Cedex

le fondement juridique : Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2