Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Vous assurez le secrétariat d’un membre du corps préfectoral.

A ce titre, vos missions vous conduiront à :

- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,

- Gérer et suivre l'agenda et les déplacements,

- Collecter les dossiers préparatoires aux différents rendez-vous

- Filtrer les interlocuteurs,

- Assurer l'accueil physique et téléphonique,

- Recevoir et trier le courrier,

- Vérifier et trier les parapheurs,

- Saisir des lettres, notes et compte-rendu,

- Assurer le suivi administratif des frais de représentation

- Assurer l'information et la coordination entre les membres du corps préfectoral, leur secrétariat, les chauffeurs, les agents des résidences préfectorales et les hôtesses d’accueil,

- Participer à l’organisation des déjeuners et dîners officiels (listes invités, gestion des invitations, confection des plans de table),

- Mettre à jour les listes de contacts téléphoniques (cabinets ministériels, élus, cabinets et direction générale de mairie) en lien avec le bureau de la représentation de l’Etat.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Vous travaillerez en collaboration étroite avec les membres du corps préfectoral et leurs secrétariats ainsi que ceux des directeurs. Par ailleurs, vous aurez des relations fréquentes avec des interlocuteurs variés extérieurs à la Préfecture, en particulier les élus, les ministères ainsi que les services déconcentrés du département.

Une discrétion absolue est requise.

Ce poste  demande  un sens du relationnel  et de l’organisation. Il requiert également de la rigueur, de la diplomatie, une bonne maîtrise de soi. La variété des missions confiées demande de la part du titulaire des qualités de réactivité, de rapidité et d’efficacité. 

Composition et effectifs du service

Six assistants de direction

Liaisons hiérarchiques

Le membre du corps préfectoral auprès duquel vous êtes affecté.

Liaisons fonctionnelles

Les autres membres du corps préfectoral et leur secrétariat, les attachés et agents du cabinet du préfet, les cadres de la préfecture, les services déconcentrés et extérieurs, les élus locaux, les ministères,- la préfecture régionale d'Ile de France, la préfecture de police.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire 38 h 30 hebdomadaires - générant 18 jours d’ARTT et selon un planning prédéfini. Les qualités demandées sont le sérieux, la rigueur, la discrétion et la réactivité. Ce poste est soumis à une habilitation.

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Le bureau des ressources humaines : Mme ARNARDI Cindy courriel : sgc-recrutement@hauts-de-seine.gouv.fr

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2023

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Liste des pièces requises :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau pratique

requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique

requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser

niveau pratique

requis

Savoir travailler en équipe

niveau pratique

requis

  Avoir l'esprit de synthèse

niveau pratique

requis

Savoir anticiper

Niveau pratique

Requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau pratique

requis

  savoir s'adapter

niveau pratique

requis

  savoir communiquer

niveau pratique

requis

Savoir accueillir

Niveau pratique

requis

Savoir faire preuve de rigueur et de méthode

Niveau pratique

requis

Vos perspectives : Les nombreux contacts, le travail en équipe, la diversité des tâches et des sujets, la rigueur et la réactivité demandées pour ce poste vous permettront de développer des compétences utiles et recherchées, vous ouvrant de nombreuses perspectives pour des mobilités professionnelles futures mais également pour préparer efficacement les concours administratifs.

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture des Hauts-de-Seine – Secrétariat général - 167/117 avenue Frédéric et Irène Joliot-Curie 92013 Nanterre cedex

RER A : gare de Nanterre-Préfecture ou gare Nanterre-Université / Transilien ligne L : Gare de Nanterre-Université

Bus : Lignes 159/160/163/259/304 : arrêt « Préfecture des Hauts-de-Seine » / Ligne 276 : arrêt « Nanterre-Université RER » ou « Nanterre-Préfecture RER » / Lignes 367 : arrêt « Soufflot »

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Assistant de direction / ERDIR022

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :

FP2ADM04 (ADM005A)

Domaine(s) fonctionnel(s) :

Direction et pilotage des politiques publiques

Le poste est ouvert aux contractuels.

Sur le fondement du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), le recrutement sur contrat s'appuie sur le 2° de l’article L332-2.