Groupe RIFSEEP: 3

Vos activités principales : 

Assurer l'assistance de la Secrétaire Générale dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités administratives. Coordonner la Cellule Ressources et Appui (CRA) afin de garantir le bon fonctionnement des moyens administratifs, logistiques et matériels nécessaires à l'activité de la structure.

Assistance à la Secrétaire Générale dont :
Gestion RH de proximité : suivi des arrêts maladies, accident de travail, recrutements, dossiers vacataires, alternants, IHTS, plannings des congés et du standard, médecine du travail...
Suivi logiciel absences et congés CASPER
Mis à jour organigrammes et tableaux de suivi RH
Appui aux agents sur difficultés liées à la rémunération, mutuelle…
Suivi des coupons restauration en lien avec l’action sociale
Suivi de la qualité du service rendu aux usagers, en lien avec le SGC
Secrétariat de la SG : traitement de son agenda et des appels, préparation des réunions, invitations, rédaction de mails, notes et courriers, constitution de dossiers

Gestion de la Cellule Ressources et Appui dont :
Coordonner les activités de la cellule (accueil, chauffeur, logistique, entretien, livraison, achats...)
Organiser la gestion administrative et documentaire
Superviser la gestion des fournitures, équipements et consommables
Veiller à la maintenance et au bon fonctionnement des équipements et infrastructures du site
Participer à la préparation et au suivi des marchés
Assurer le suivi des prestations de services en lien avec le SPIL pour les SF
Élaborer des tableaux de bord, suivi et comptes rendus de travaux
Suivi des marchés sur RESANA
Réalisation des entretiens professionnels pour les agents concernés
Superviser le suivi des dépenses cartes achats
Coordonner la fonction de correspondant informatique
Veiller au bon suivi des OM et EF sur Chorus DT
Suivi des criblages pour intervenants sur site

Appui administratif et organisationnel dont :
Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des procédures administratives internes (consignes aux agents)
Assurer le classement physique et numérique des documents
Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation interne (aménagement des bureaux, des espaces, du réfectoire, fonctionnement au quotidien, manifestation et moment de convivialité...)
Assurer l’intérim du secrétariat du sous-préfet en l’absence de sa secrétaire

Votre environnement professionnel:

Activités du service:

Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture (ressources humaines, budget, informatique, travaux, logistique, courrier, standard, déplacements), soit l'ensemble des fonctions-supports.

Composition et effectifs du service:

1 agent de catégorie B

4 agents de Catégorie C

Liaisons hiérarchiques :

La Secrétaire Générale et le Sous-Préfet d’Istres

Liaisons fonctionnelles:

Les agents, les prestataires extérieures, la préfecture

Qui contacter?

Pour les informations relatives au poste: 

La Secrétaire Générale: tél 04 42 86 57 10

nesrin.yilmaz@bouches-du-rhone.gouv.fr

Pour les informations relatives à la procédure de recrutement:

sgc-srh-mobilite@bouches-du-rhone.gouv.fr

Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Connaissances techniques:

- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis

- Avoir des compétences juridiques niveau pratique requis

- Avoir des compétences en informatique-bureautique maîtrise pratique requis

Savoir-faire:

- Savoir analyser niveau maîtrise requis

- Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis

- Savoir rédiger niveau maîtrise requis

- Savoir s'organiser niveau expert requis

- Savoir appliquer la réglementation niveau maîtrise requis

- Savoir travailler en équipe niveau expert requis

Savoir-être:

- Savoir s'adapter niveau expert requis

- Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis

- Savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis

- Savoir accueillir niveau maîtrise requis

- Être discret, rigoureux et réactif niveau maîtrise requis

- Avoir l'esprit d'anticipation niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives: 

Poste sensible qui permettra à l’agent de conforter ses compétences en management et de coordination d’une équipe pluridisciplinaire.

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Sous-préfecture d'Istres, avenue des Bolles

13800 ISTRES

Cellule Ressources et Appui (CRA)

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).