Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales :

Gestion de l’agenda avec autonomie et discernement :
- saisie en autonomie des réunions du Sous-préfet et mise à jour dans logiciel OBM
- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- participation à la réunion de direction du Sous-préfet
- communication permanente au chauffeur des changements d’agenda
- confirmation de présences aux diverses réunions
- réservations pour les déjeuners
- réponses divers courriers

Etablissement du programme hebdomadaire des déplacements :
- préparation programme et gestion des modifications de dernière heure
- réservation des déplacements en train, avion et réservation nuitée d’hôtel puis établissement des fiches de remboursement des frais de déplacement dans Chorus DT

Gestion des appels :
- filtrage des communications
- redirection vers les interlocuteurs adéquats
- appels internes et externes sur demande autorité

Messagerie :
- gestion de la messagerie réservée aux usagers et redirection vers les services concernés
- veille de la messagerie du Sous-préfet et redirection vers chefs de bureaux, édition des documents pour mise à la lecture
- gestion messagerie du secrétariat, invitations réunions, déjeuners et réceptions : transmission pour décisions et réponses

Gestion des frais de représentation et budget résidence :
- gestion tableau de suivi des frais de représentation du Sous-préfet
- gestion tableau suivi frais de résidence
- saisie des dépenses dans logiciel cartes achats

Divers :
- mise à jour des contacts du Sous-préfet
- suivi des dossiers : ajout de dernière minute
- saisie des évaluations du Sous-préfet
- accueil des invités (installation et café)
- mise à jour base de données et expédition des cartes de vœux du Sous-préfet
- saisie et transmission demandes absences du Sous-préfet
- commandes traiteur pour réception à la résidence du sous-préfet
- information du personnel de résidence et soutien pour organisation 

Activités du service:

Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture

Composition et effectifs du service:

La Cellule Ressources et Appui est composée de 7 agents de catégorie C

Liaisons hiérarchiques :

Le Sous-préfet – La Secrétaire Générale

Liaisons fonctionnelles:

Les Membres du Corps préfectoral – La totalité des services extérieurs de l’État – La totalité des bureaux de la Sous-préfecture, les services de la préfecture, collectivités locales, services de police et de gendarmerie.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Spécificités : Poste exigeant de la disponibilité, de la discrétion, de la réactivité, de l’organisation, de l’autonomie, l’esprit d’initiative et le sens des relations humaines. Contraintes horaires.

Qui contacter?

Pour les informations relatives au poste: 

Le Sous-préfet – La secrétaire générale

04-42-86-57-10

Pour les informations relatives à la procédure de recrutement:

sgc-srh-mobilite@bouches-du-rhone.gouv.fr

  
Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Connaissances techniques:

- Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences en informatique-bureautique niveau maîtrise requis

Savoir-faire:

- Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis

- Savoir s'organiser niveau expert requis

- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Savoir-être:

- Savoir s'adapter niveau maîtrise requis

- Avoir le sens des relations humaines niveau expert requis

- Savoir s'exprimer oralement niveau expert requis

 Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Sous-préfecture d’Istres/Secrétariat particulier Sous-préfet

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).