Assistant.e de la direction

RIFSEEP : 1

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

- Monsieur Christophe RIVOALLAN, directeur des migrations et de l’intégration – christophe.rivoallan@ille-et-vilaine.gouv.fr ; 02.21.86.22.00

- Madame Sophie Bouché, directrice adjointe des migrations et de l’intégration - sophie.bouche@ille-et-vilaine.pref.gouv.fr ; 02.21.86.22.01

Activités principales

L’assistant de direction réalise les tâches suivantes :

- Gestion de l’agenda de la direction, gestion des frais des réservations pour les déplacements professionnels ;

- Suivi des interventions en lien avec la direction, les bureaux ;

- Appui au Pôle d’information et d’accompagnement des étrangers si nécessaire ;

- Gestionnaire Chorus DT pour la DMI : renseignement des données des fiches profils Chorus DT, (ou contact du référent pour les champs non modifiables avec l'habilitation ASSIST), création des ordres de mission et états de frais pour le compte d'un autre agent (dans la limite de son périmètre d'habilitation). Il est l'interlocuteur privilégié du référent Chorus DT (SGCD) pour les agents de son périmètre ;
- Mise à jour des outils de gestion transversaux (annuaires, habilitations, boîtes fonctionnelles, etc.) ;
- En lien avec le correspondant fraude étranger : suivi des habilitations sur les application sécurisées du ministère (transmission des demandes techniques d’habilitations, suivi du tableau récapitulatif) + Gestion des tampons pour l’ensemble des encadrants de la DMI , avec suivi et mise à jour du tableau recensant les tampons actifs et supprimé ;

- Traitement du courrier pour l’ensemble de la DMI ;

- Commandes de fournitures ; Gestion budgétaire de la DMI relative aux fournitures de bureau et aux commandes d'imprimés réglementaires, en veillant à répondre aux besoins de l'ensemble des services de la DMI.

 
- Référente informatique en relation avec le SNUM pour l’ensemble des agents de la DMI (service informatique)

- Gestion de l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le SNUM (Service informatique).

Élaboration des fiches d'arrivée et de départ.
Coordination de la remise et de la restitution du matériel informatique.

- Gestion des tickets STENA, en lien avec les services de la logistique et du SNUM, pour le suivi et le traitement des dysfonctionnements et demandes d’intervention liés à la DMI.

 
- Appui ponctuel au service PIAE en collaboration avec la responsable du service, comprenant :

La gestion des appels entrants des usagers ;
Le suivi du tableau de traitement des appels ;
Le traitement et le suivi des courriels entrants ;

Spécificités du poste

Diversité des activités - Disponibilité

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – à acquérir

- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau pratique – requis

- avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau maîtrise – à acquérir

Savoir-faire :

- savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis

- savoir travailler en équipe : niveau pratique – requis

Savoir-être :

- savoir accueillir : niveau maîtrise – requis

- savoir s’adapter : niveau pratique – requis

- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis

- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

- savoir s'exprimer oralement : niveau pratique - requis

Votre environnement professionnel

 
Activités du service

La direction des étrangers en France se compose de trois bureaux (asile, séjour, éloignement), d’une plateforme régionale des naturalisations et d’une mission de coordination régionale et de l’intégration en charge de la gestion des dispositifs d’accueil. Les principales activités sont l’accueil du public au guichet dur rendez-vous, la conduite des entretiens d’assimilation, la conduite des entretiens Dublin, l’instruction des dossiers de demande de titre de séjour, de demandes d’asile et de naturalisation, la lutte contre l’immigration irrégulière, l’organisation des cérémonies de remise des décrets de naturalisation, la gestion de la commission des titres de séjour et de la commission d’expulsion, le suivi des dossiers de radicalisation et de tr

Composition et effectifs du service 

57 agents titulaires de catégorie A,B et C

Renforcement par des contractuels

Liaisons hiérarchiques

Le Directeur, le Directeur adjoint


Liaisons fonctionnelles

Les chef(fe)s de bureau de la DEF et adjoint(e)s, le Pôle des relations avec les usagers, la DRHM, les secrétariats du corps préfectoral

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Emploi type :

Assistant de direction
ADM005A

Durée attendue sur le poste : 3 ans