RIFSEEP : 2

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

Gaëlle BUTSTRAEN, directrice de la DCIAT : gaelle.butstraen@ille-et-vilaine.gouv.fr/ 02 21 86 23 11

Isabelle HERVE, directrice adjointe : isabelle.herve@ille-et-vilaine.gouv.fr/ 02 21 86 23 10

Vos activités principales

Le/la chargé(e) de la coordination administrative est affectée à la Direction de la coordination interministérielle et de l’appui territorial (DCIAT), le service en charge de la coordination des politiques publiques et de l'environnement et de l'utilité publique à la préfecture d'Ille-et-Vilaine.

Le pôle de coordination des politiques publiques comprend plusieurs chargés de mission spécialisés sur des politiques publiques (action territoriale/ emploi, développement économique et solidarités, services publics) mais aussi une mission consacrée à la coordination administrative.

Au sein de cette mission de la coordination administrative, composée de 3 agents (B), le/la chargée de la coordination administrative assure les missions suivantes, sous l’autorité de la directrice et de la directrice adjointe :

- assurer l’interface entre les DDI et le corps préfectoral (mise en signature des documents, correspondances, projets d’arrêtés, etc.).
- préparer et organiser, en lien avec les DDI et autres services de la préfecture, les dossiers des réunions à l’attention du corps préfectoral ;
- préparer les dossiers des déjeuners de travail du corps préfectoral avec le président du conseil départemental d'une part et la présidente de Rennes métropole et maire de la ville de Rennes d'autre part ;
- préparer la synthèse hebdomadaire de l’action des services de l’État en Ille-et-Vilaine ;
- mettre à jour les délégations de signature, s’assurer de leur publication au RAA et sur le site intranet ;
- publier les arrêtés transmis par les services au recueil des Actes Administratifs (RAA). ;
- assurer les publications de la DCIAT sur le site intranet de la préfecture ;
- appui à la direction sur des dossiers ponctuels : RASED / infolettre aux élus / et mise en forme de supports de communication (outil CANVA) ;
rédaction ponctuelle de note de présentation d’un dossier ou parapheur.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 
S’agissant des horaires, la présence d’un des 3 chargés de la coordination administrative est requise jusqu’à 18h00 du lundi au vendredi. Cette présence est organisée par roulement, impliquant une arrivée plus tardive ce même jour, dans le respect des horaires prévus par le règlement intérieur de la préfecture.

 Ce poste requiert de la rigueur, des capacités d'organisation, d’adaptabilité mais aussi d'anticipation compte tenu de la masse d'informations à traiter. Il est important de savoir travailler en réseau, de se montrer réactif et autonome tout en rendant compte à la hiérarchie, notamment pour alerter en cas de blocage.

Ce poste, au cœur de l’actualité portée par les services de l’État, permet d’acquérir une bonne connaissance des missions et organisations des services dans le département.

Connaissances techniques :

- avoir des compétences juridiques : niveau pratique - requis

- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau pratique – requis

 - connaître l’environnement professionnel : niveau pratique – à acquérir

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis

- avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis

- savoir rédiger : niveau pratique - requis

- savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis

Savoir-être :

 - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis

- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

- savoir communiquer : niveau pratique - à acquérir

- s'avoir s'exprimer oralement : niveau pratique - à acquérir

Votre environnement professionnel

Activités de la direction
La DCIAT est chargée de la coordination des politiques publiques sur le département, de l’animation interministérielle, de l’instruction des dossiers d’installations classées pour l’environnement et des déclarations d’utilité publique.
Elle est composée de deux entités :
- un pôle pour la coordination des politiques publiques, avec la mission de la coordination interministérielle, la mission action territoriale et plusieurs chargés de mission spécialisés sur le suivi de politiques publiques bien identifiées.
- un bureau de l’environnement et de l’utilité publique (BEUP).
L’activité de la DCIAT est totalement liée à l’agenda des membres du corps préfectoral, à l’activité des DDI et plus généralement de l’ensemble des services départementaux de l’État ; mais aussi de ses partenaires (collectivités territoriales, acteurs économiques principalement).

Composition et effectifs de la direction : 26 agents

- 1 directrice, 1 adjointe

- PCPP : 13 agents

- BEUP : 9 agents

- 2 déléguées du préfet en charge de la politique de la ville

Liaisons hiérarchiques

 La directrice de la DCIAT, la directrice adjointe de la DCIAT

Durée sur le poste : 3 ans

 Liaisons fonctionnelles

 En interne : les bureaux de la direction, les directions de la préfecture En externe : l'ensemble des services départementaux de l’État (les DDI notamment), mais aussi les unités départementales ou territoriales des directions régionales.

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.