RIFSEEP : 3

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

La cheffe de pôle affaires institutionnelles et protocolaires : pauline.crevat@ille-et-vilaine.gouv.fr

La cheffe de cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr

Activités principales :

Sous l’autorité de la cheffe de pôle affaires institutionnelles et protocolaires, le titulaire du poste :

 
1 – Organise et coordonne le fonctionnement et l’activité « protocole, chancellerie et distinctions honorifiques » :

- En matière de protocole :

préparation du calendrier des cérémonies départementales
organisation des cérémonies départementales,
préparation des dossiers des membres du corps préfectoral assistant aux cérémonies départementales,
tenue de l’annuaire protocolaire départemental,

- En matière de chancellerie et distinctions honorifiques :

gestion des candidatures dans les ordres nationaux et les médailles ministérielles (prospection et rédaction de mémoires de proposition),
instruction des dossiers de médailles d’honneur et de distinctions honorifiques,
instruction des demandes d’honorariat,
organisation administrative et matérielle des cérémonies de remises d’insignes,

2 – Participe au bon déroulement des voyages officiels, en appui de la cheffe de pôle et de la cheffe de cabinet.

Il encadre pour toutes ces missions, un agent de catégorie C en charge de l’instruction des distinctions honorifiques et de l’appui aux cérémonies.

 
L’agent participe également à l’astreinte tournante communication.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

 
Au regard du dimensionnement du pôle, la fonction nécessite adaptabilité, polyvalence ainsi qu’une forte capacité rédactionnelle (mémoires de proposition, note de synthèse) et organisationnelle.

 
Disponibilité et adaptabilité (cérémonies et déplacements officiels possibles en dehors des heures ouvrables), avec notamment, la participation aux cérémonies patriotiques du 8 mai, du 14 juillet et du 11 novembre.

Connaissances techniques :

- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis

- avoir des compétences juridiques : niveau pratique - requis

- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis

- savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

- savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis

- savoir appliquer la réglementation : niveau maîtrise - requis

- avoir l'esprit de synthèse : niveau maîtrise - requis

- savoir manager : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

- savoir communiquer : niveau pratique - requis

- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis

- savoir accueillir : niveau maîtrise – requis

Activités du service :

Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la direction des sécurités.

Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication.

 
Composition et effectifs du service :

6 cadres A – 1 cadre B – 8 cadres C

- Pôle secrétariat particulier : 3 agents

- Pôle conducteurs : 4 agents

- Pôle communication interministérielle : 3 agents

- Pôle affaires institutionnelles et protocolaires : 5 agents

 
Liaisons hiérarchiques :

Cheffe de pôle, Cheffe de cabinet

 
Liaisons fonctionnelles :

Membres du corps préfectoral, élus, collectivités territoriales, services de la préfecture et des sous-préfectures, Directions départementales et régionales, forces de l’ordre et de secours, entreprises, chancellerie des ministères

Emploi type : Assistant d’administration générale

Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.