Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Vous assurez le secrétariat particulier du Préfet.

Vos missions vous conduiront à :

- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,

- Gérer et suivre l'agenda et les déplacements,

- Filtrer les interlocuteurs,

- Assurer l'accueil physique et téléphonique,

- Recevoir et trier le courrier,

- Vérifier et trier les parapheurs,

- Saisir des lettres et des notes,

- Assurer l'information et la coordination entre les membres du corps préfectoral, leurs secrétariats, chauffeurs, résidence préfectorale et hôtesses,

- Organiser les déjeuners et dîners (listes invités et envoi des invitations),

- Mettre à jour les listes de contacts téléphoniques (cabinets ministériels, élus) en lien avec le service du protocole.

Vous serez amené à assurer diverses missions pour les autres membres du corps préfectoral

Vote environnement professionnel

Activités du service

Vous travaillerez en collaboration étroite avec les membres du corps préfectoral et leurs secrétariats ainsi que ceux des directeurs. Par ailleurs, vous aurez des relations fréquentes avec des interlocuteurs variés extérieurs à la Préfecture, en particulier les élus, les ministères ainsi que les services déconcentrés du département.

Une discrétion absolue est requise.

Ce poste  demande  un sens du relationnel  et de l’organisation . Il requiert également de la rigueur, de la diplomatie, une bonne maîtrise de soi. La variété des missions confiées demande de la part du titulaire des qualités de réactivité, de rapidité et d’efficacité.  

Composition et effectifs du service

Deux assistant(e)s de direction en binôme

Liaisons hiérarchiques

Le préfet.

Liaisons fonctionnelles

Les membres du corps préfectoral et leur secrétariat, les attachés et agents du cabinet du préfet, les cadres de la préfecture, les services déconcentrés et extérieurs, les élus locaux, les ministères,- la préfecture régionale d'Ile de France, la préfecture de police.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire 38 h 30 hebdomadaires - générant 18 jours d’ARTT en binôme selon un planning prédéfini. Les qualités demandées sont le sérieux, la rigueur, la discrétion et la réactivité.

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Le bureau de la gestion des compétences : Mme ROUAL Christine courriel : sgc-recrutement@hauts-de-seine.gouv.fr Tél 01 40 97 21 82

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Personnels externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf
Formulaire poste CAIOM : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-05/2024-05-fiche-individuelle-de-demande-de-detachement-CAIOM_0.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau pratique requis

Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser

niveau pratique requis

Savoir travailler en équipe

niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse

niveau pratique requis

Savoir anticiper

Niveau pratique Requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines

niveau pratique requis

savoir s'adapter

niveau pratique requis

savoir communiquer

niveau pratique requis

Savoir accueillir

Niveau pratique requis

Savoir faire preuve de rigueur et de méthode

Niveau pratique requis

Vos perspectives : Les nombreux contacts, le travail en équipe, la diversité des tâches, la rigueur et la réactivité demandées pour ce poste vous permettront de développer des compétences utiles et recherchées, vous ouvrant de nombreuses perspectives pour des mobilités professionnelles futures.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans.

Localisation administrative et géographique / Affectation : Préfecture des Hauts-de-Seine –167/117 avenue Frédéric et Irène Joliot-Curie 92013 Nanterre cedex - RER A – Station Nanterre préfecture ou université BUS 159/160/163/259/276/304/N53

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERDIR022

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : ADM005A/FP2ADM04

Le poste est ouvert aux contractuels.

Sur le fondement du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), le recrutement sur contrat s'appuie sur le 2° de l’article L332-2.