Responsable du bureau moyens généraux et appui aux services
Vos activités principales :
- Manage et assure l’encadrement des agents du bureau (9 agents) ;
- Supervise l’équipe technique et planifie ses activités ;
- Coordonne les questions logistiques de la préfecture, des sous-préfectures et des sites des DDI sur la gestion courante et les événements exceptionnels (déménagements, élections, visites officielles, …) et apporte un soutien à l’équipe en cas de besoin ;
- Coordonne le traitement des archives et des inventaires comptables (immobilisations) ;
- Pilote la répartition et le suivi budgétaire des dépenses du centre de coût logistique de la préfecture et des DDI pour les actions 2 et 5 du BOP 354 hors titre 2 ;
- Pilote le suivi des marchés et des commandes relevant de la logistique (fournitures, mobilier de bureau, véhicules, reprographie…) ;
- Supervise et participe à la réalisation des inventaires physiques des résidences du corps préfectoral ;
- Participe à la réflexion sur les opérations de mutualisation ;
- Supervise la gestion de la flotte automobile (préfecture, sous-préfectures et DDI) et affine la stratégie de gestion (mutualisation) ;
- Participe aux remontées et au suivi des indicateurs performances nationaux, régionaux et locaux ;
- Assure le rôle de référent mobilité pour les sites relevant du périmètre du SGC ;
- Assure la gestion du parking de la préfecture (attribution des places et badges).
Activités du service :
Le secrétariat général commun de la Vienne (SGc) assure pour l’ensemble des directions de préfecture et de directions départementales interministérielles (DDI), les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire et la performance, à l’immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d’accueil, ainsi qu’aux systèmes d’information et de communication.
Les missions du pôle immobilier et moyens généraux est constitué de deux bureaux, le bureau moyens généraux et appui aux services et le bureau maintenance, travaux et sécurité bâtimentaire.
Les activités du bureau moyens généraux et appui aux services :
- manutention, aménagement et agencement des locaux (mobilier, salles de réunion, ergonomie des postes déchets, archives, copieurs, fournitures) ;
- suivi et entretien du parc de véhicule du Sgc (maintenance, suivi, achat/vente,…) ;
- maintenance en régie (nettoyage des locaux (contrôle et maintenance préventive et corrective, petits travaux en régie, registres de sécurité) ;
- commandes et inventaires (achat et gestion des commandes de fournitures, abonnements, matériaux…) ; - suivi budget et marchés (crédits de fonctionnement hors immobilier) ;
- Logistique diverse telle que la mise en place et le suivi d'événement interne/externe (élections, organisation des manifestations…).
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Réactivité, disponibilité, rigueur, organisation, période de forte activité, permanences sur sites distants.
Les missions sont assurées dans le respect des engagements de service du référentiel Qualité.
Composition et effectifs du service :
Effectifs du bureau MGAS : 10 agents
1 responsable du bureau
1 adjoint au responsable du bureau et gestionnaire logistique et budgétaire
1 agent gestionnaire logistique et budgétaire, responsable de la flotte de véhicules
7 agents de maintenance des bâtiments et logistique dont 2 spécialités électricien
Liaisons hiérarchiques :
Le responsable du pôle immobilier et moyens généraux et son adjointe
Liaisons fonctionnelles :
Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures, l’ensemble des sites des DDI.
Les membres du corps préfectoral.
Les entreprises et fournisseurs extérieurs.
2° de l'article L332-2 du Code général de la fonction publique